Coordinateur administratif achats (H/F)

Les missions du poste

Dans un contexte de remplacement, au cœur de la Direction Achats et Offres, le Coordinateur Administratif Achats (H/F) assure le suivi administratif des activités achats et apporte un support opérationnel aux dossiers juridiques de l'entreprise. Il garantit la bonne gestion documentaire, le respect des procédures internes et contribue à la sécurisation des relations contractuelles avec les fournisseurs et partenaires. Dans ce cadre, les missions s'articulent autour de :

La gestion administrative du pôle Achats

Gestion des fournisseurs :

• Création et mise à jour des fiches fournisseurs dans la data base et la bible fournisseur à destination de nos distributeurs

Collecte et contrôle des documents administratifs obligatoires (CGV, contacts .)

Vérification de la conformité des informations fournisseurs.

Gestion des référencements fournisseurs (Création, modification, suppression)

Classement et archivage digital des contrats sur Docu

Sign

Suivi des échéances contractuelles et dénonciation de contrats

Alerte des responsables sur les renouvellements ou résiliations à venir

Mise à jour de la base documentaire achats

Préparation des tableaux de bord

Partage avec les acheteurs des KPIs de suivi fournisseur

Production de rapports mensuels pour la Direction Achat & Offres

L'Assistance juridique

Centralisation et archivage des contrats commerciaux

Gestion des avenants, conventions et accords-cadres

Tenue et mise à jour de la base documentaire juridique

Préparation des dossiers de signature

Gestion digitalisée de nos contrats avec un CLM pour le bon suivi de la signature par les fournisseurs

Coordination avec les prestataires, juristes et partenaires

Suivi des échéances contractuelles

Contrôle de la complétude des documents contractuel

Suivi des obligations réglementaires liées aux fournisseurs

Contrôle de la validité des documents légaux

Participation à la mise à jour des procédures internes

Sensibilisation au respect des règles de conformité et de gouvernance

La gestion administrative générale

Gestion du courrier entrant et sortant (boite mail achats et courrier papier)

Organisation et classement des dossiers

Rédaction de comptes rendus et courriers administratifs

Interface entre les services Achats, Comptabilité, Commerce et Juridique

Participation à l'amélioration continue des processus administratifs

Rattaché au Responsable Achats & Projets achats, vous travaillez en étroite collaboration avec de nombreuses parties prenantes (service communication, comptabilité fournisseurs, contrôle de gestion achats .).