Consultant AMOA pour appel d'offres téléphonie mobile (forfait) (IT) / Freelance
Contexte de la prestation
Assistance à une procédure d'appel d'offres européen ayant pour objet le renouvellement du marché de fourniture de services de téléphonie mobile métropolitaine pour un groupement de plusieurs grandes organisations, dans le respect du code de la commande publique. Les services couverts englobent la fourniture des terminaux et accessoires, les abonnements des utilisateurs, et les lignes dédiées à la transmission de données. Le marché actuel arrive à échéance et pourra être prolongé de 6 mois maximum.
Enjeux du futur marché
Répondre à l'ensemble des besoins exprimés par les entités du groupement
Obtenir des services fiables (qualité du réseau, matériels fournis)
Maîtriser la flotte grâce à des outils de gestion facilitant le pilotage du marché, dans un objectif de maîtrise des coûts
Construire un marché évolutif permettant d'intégrer de nouvelles solutions techniques
Contribuer à la politique environnementale et de responsabilité sociétale du client
Définition du besoin
Prestation d'assistance à maîtrise d'ouvrage au forfait, structurée en trois phases dont la dernière est optionnelle :
Phase 1 : cadrage, recueil du besoin et constitution du dossier de consultation
Phase 2 : consultation, analyse des offres et sélection
Phase 3 (optionnelle) : accompagnement à la transition
La phase 3 est une option, déclenchée en fonction des résultats et des besoins. La procédure retenue est une procédure avec négociation, structurée en deux lots minimum, possiblement trois. Le marché doit couvrir l'ensemble des besoins des membres du groupement. Les prestations attendues sont notamment :
Les abonnements des lignes des utilisateurs finaux des différentes entités (environ 13 000 lignes), avec des spécificités pour certaines populations d'utilisateurs
La fourniture des téléphones, tablettes et accessoires, ainsi qu'une prestation de SAV (gestion de la garantie, maintenance)
Un service de SIM multi-opérateur pour couvrir les besoins de transmission en Europe et dans le monde
Un service de SIM 5G en débit garanti
Activités principales attendues
Phase 1 : cadrage, prise de connaissance, recueil du besoin, constitution du dossier de consultation
Organiser le lancement de la prestation et définir la méthode de travail
Identifier les parties prenantes, les rôles et responsabilités, planifier et animer les instances de suivi
Établir un planning prévisionnel de la prestation et de la consultation
Prise de connaissance et appropriation du dossier
Analyser l'existant : inventaires techniques des lignes et matériels, services et engagements actuels
Identifier les besoins métiers et techniques, les irritants, les risques et les opportunités d'amélioration, d'évolutions et de transformation
Définir les objectifs cibles en matière de qualité de service, performance, gouvernance, reporting, sécurité, innovation
Consolider l'allotissement
Définir les engagements de service, les mécanismes de pilotage, les pénalités, les modalités de réversibilité et le modèle financier
Rédiger toutes les pièces techniques et financières du dossier de consultation (notamment cahier des charges techniques, grilles financières, cadres de réponse, convention de services, annexes)
Contribuer à la rédaction des pièces administratives du dossier de consultation
Constituer le dossier de consultation
Élaborer les critères de sélection, les critères d'attribution et les grilles d'évaluation
Phase 2 : consultation, analyse des offres, sélection
Accompagner le lancement de la consultation et la mise à disposition du dossier de consultation
Gérer la phase de sélection
Suivre les questions des candidats et préparer les éléments de réponse
Rédiger les éventuels compléments, précisions ou avis rectificatifs au dossier de consultation
Contribuer à la réception, à l'enregistrement et à l'analyse des offres
Vérifier la conformité administrative, technique et financière des propositions
Analyser les offres au regard des exigences du dossier de consultation et des critères du règlement de consultation
Identifier les points forts, les limites, les écarts, les risques et les points à clarifier ou à négocier
Préparer la stratégie de négociation, les questions aux candidats et les objectifs d'amélioration attendus
Participer aux séances de négociation et formaliser les comptes rendus
Analyser les offres révisées et mettre à jour les grilles d'évaluation
Produire le rapport d'analyse comparative et la recommandation d'attribution
Préparer les supports de synthèse des offres et les éléments de présentation aux instances de décision
Accompagner la contractualisation du marché avec le ou les attributaires retenus
Constituer l'ensemble des livrables de la procédure
Phase 3 (optionnelle) : accompagnement à la transition
Accompagnement à la mise en œuvre du ou des nouveaux contrats
Accompagnement à la mise en œuvre de la phase de réversibilité
Sécuriser la transition des services actuels vers les nouveaux attributaires
Limiter les impacts pour les utilisateurs et pour les équipes internes opérationnelles en charge de l'exploitation des moyens de transmission
Définir le périmètre, les jalons, les rôles, les responsabilités et le calendrier de transition
Inventorier et analyser les lignes à migrer
Définir les critères de recette des services transférés
Animer les instances de pilotage de la transition
Organiser la gestion de la connaissance et de la documentation, la gestion des accès et des informations nécessaires au démarrage et au bon déroulement du marché
Suivre les actions, les risques, les incidents, les points de blocage et les indicateurs de performance
Vérifier la mise en place des processus, outils et dispositifs de pilotage nécessaires : analyse des factures, supervision, reporting et gouvernance
Formaliser la recette, les éventuelles réserves, le bilan de transition et le retour d'expérience
L'offre devra préciser pour chaque phase les engagements et les livrables sur lesquels s'engage le candidat dans le cadre de cette prestation au forfait.
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