Consultant AMOA — Appels d'Offres Télécom Europe

Contexte de la prestation

Assistance à une procédure d'appel d'offres européen ayant pour objet le renouvellement du marché de fourniture de services de téléphonie mobile métropolitaine pour un groupement de plusieurs grandes organisations, dans le respect du code de la commande publique. Les services couverts englobent la fourniture des terminaux et accessoires, les abonnements des utilisateurs, et les lignes dédiées à la transmission de données. Le marché actuel arrive à échéance et pourra être prolongé de 6 mois maximum.

Enjeux du futur marché

• Répondre à l'ensemble des besoins exprimés par les entités du groupement

• Obtenir des services fiables (qualité du réseau, matériels fournis)

• Maîtriser la flotte grâce à des outils de gestion facilitant le pilotage du marché, dans un objectif de maîtrise des coûts

• Construire un marché évolutif permettant d'intégrer de nouvelles solutions techniques

• Contribuer à la politique environnementale et de responsabilité sociétale du client

Définition du besoin

Prestation d'assistance à maîtrise d'ouvrage au forfait, structurée en trois phases dont la dernière est optionnelle :

• Phase 1 : cadrage, recueil du besoin et constitution du dossier de consultation

• Phase 2 : consultation, analyse des offres et sélection

• Phase 3 (optionnelle) : accompagnement à la transition

La phase 3 est une option, déclenchée en fonction des résultats et des besoins. La procédure retenue est une procédure avec négociation, structurée en deux lots minimum, possiblement trois. Le marché doit couvrir l'ensemble des besoins des membres du groupement. Les prestations attendues sont notamment :

• Les abonnements des lignes des utilisateurs finaux des différentes entités (environ 13 000 lignes), avec des spécificités pour certaines populations d'utilisateurs

• La fourniture des téléphones, tablettes et accessoires, ainsi qu'une prestation de SAV (gestion de la garantie, maintenance)

• Un service de SIM multi-opérateur pour couvrir les besoins de transmission en Europe et dans le monde

• Un service de SIM 5G en débit garanti

Activités principales attendues

Phase 1 : cadrage, prise de connaissance, recueil du besoin, constitution du dossier de consultation

• Organiser le lancement de la prestation et définir la méthode de travail

• Identifier les parties prenantes, les rôles et responsabilités, planifier et animer les instances de suivi

• Établir un planning prévisionnel de la prestation et de la consultation

• Prise de connaissance et appropriation du dossier

• Analyser l'existant : inventaires techniques des lignes et matériels, services et engagements actuels

• Identifier les besoins métiers et techniques, les irritants, les risques et les opportunités d'amélioration, d'évolutions et de transformation

• Définir les objectifs cibles en matière de qualité de service, performance, gouvernance, reporting, sécurité, innovation

• Consolider l'allotissement

• Définir les engagements de service, les mécanismes de pilotage, les pénalités, les modalités de réversibilité et le modèle financier

• Rédiger toutes les pièces techniques et financières du dossier de consultation (notamment cahier des charges techniques, grilles financières, cadres de réponse, convention de services, annexes)

• Contribuer à la rédaction des pièces administratives du dossier de consultation

• Constituer le dossier de consultation

• Élaborer les critères de sélection, les critères d'attribution et les grilles d'évaluation

Phase 2 : consultation, analyse des offres, sélection

• Accompagner le lancement de la consultation et la mise à disposition du dossier de consultation

• Gérer la phase de sélection

• Suivre les questions des candidats et préparer les éléments de réponse

• Rédiger les éventuels compléments, précisions ou avis rectificatifs au dossier de consultation

• Contribuer à la réception, à l'enregistrement et à l'analyse des offres

• Vérifier la conformité administrative, technique et financière des propositions

• Analyser les offres au regard des exigences du dossier de consultation et des critères du règlement de consultation

• Identifier les points forts, les limites, les écarts, les risques et les points à clarifier ou à négocier

• Préparer la stratégie de négociation, les questions aux candidats et les objectifs d'amélioration attendus

• Participer aux séances de négociation et formaliser les comptes rendus

• Analyser les offres révisées et mettre à jour les grilles d'évaluation

• Produire le rapport d'analyse comparative et la recommandation d'attribution

• Préparer les supports de synthèse des offres et les éléments de présentation aux instances de décision

• Accompagner la contractualisation du marché avec le ou les attributaires retenus

• Constituer l'ensemble des livrables de la procédure

Phase 3 (optionnelle) : accompagnement à la transition

• Accompagnement à la mise en œuvre du ou des nouveaux contrats

• Accompagnement à la mise en œuvre de la phase de réversibilité

• Sécuriser la transition des services actuels vers les nouveaux attributaires

• Limiter les impacts pour les utilisateurs et pour les équipes internes opérationnelles en charge de l'exploitation des moyens de transmission

• Définir le périmètre, les jalons, les rôles, les responsabilités et le calendrier de transition

• Inventorier et analyser les lignes à migrer

• Définir les critères de recette des services transférés

• Animer les instances de pilotage de la transition

• Organiser la gestion de la connaissance et de la documentation, la gestion des accès et des informations nécessaires au démarrage et au bon déroulement du marché

• Suivre les actions, les risques, les incidents, les points de blocage et les indicateurs de performance

• Vérifier la mise en place des processus, outils et dispositifs de pilotage nécessaires : analyse des factures, supervision, reporting et gouvernance

• Formaliser la recette, les éventuelles réserves, le bilan de transition et le retour d'expérience

L'offre devra préciser pour chaque phase les engagements et les livrables sur lesquels s'engage le candidat dans le cadre de cette prestation au forfait.