Conseiller famille (H/F)

Accueil Central

• Compréhension de la demande et orientation de l'usager vers l'interlocuteur adapté ou gestion en direct de la demande
• Veille à la bonne application et au respect des consignes de sécurité
• Effectue un premier traitement de la demande de l'usager
• Vérifie les réservations avec l'usager
• Vérifie que l'ensemble des documents constituant le Dossier Administratif Unique (DAU) de chaque usager se présentant est à jour
• S'assure que chaque famille dispose d'une adresse mail
• Informe la famille le cas échéant que le DAU est incomplet et liste les documents manquants
• Envoi la liste des documents manquants par mail à l'usager
• Enregistre les documents manquants dans la rubrique « note » de l'usager qui se trouve dans l'application métier CONCERTO
• Refuse l'accès à l'usager vers l'accueil Box en cas de dossier incomplet

Accueil Box

• Vérifie que le DAU de la famille est complet
• S'assure que le DAU est à jour sur l'application métier (adresse, coordonnées, composition de la famille et tous les onglets: santé, profession, toutes les informations dédiées à la famille et figurant dans l'application métier CONCERTO ...)
• S'assure que la famille possède une adresse mail et un téléphone portable
• Corrige les informations obsolètes et renseigne les données manquantes
• Informe la famille des justificatifs nécessaires pour valider les modifications
• Envoie un mail à la famille relatif à la liste des documents manquants dans le DAU et les justificatifs nécessaires pour valider les modifications saisies – enregistrement du mail dans le dossier CONCERTO de la famille et information sur la rubrique « note » de CONCERTO des documents manquants pour compléter le DAU
• Créé l'espace famille en ligne si absent
• Accompagne la famille jusqu'à la création de l'espace famille
• Transmet, par mail, le tutoriel s si demandé par la famille
• S'assure en présence de la famille que la procédure est maitrisée
• Encaisse les règlements des factures sous les différents modes de paiements acceptés
• Effectue le versement journalier des différents modes de paiement au régisseur
• Pour la création et le calcul d'un quotient familial (QF) : vérification des documents (avis d'imposition N-1 et attestation de paiement CAF de moins de 3 mois) et saisie informatique des données
• Utilise le tutoriel dédié si besoin

Calcul du Quotient provisoire

• S'assure que la famille dispose d'une adresse mail
• Corrige les informations obsolètes et renseigne les données manquantes
• Informe la famille des justificatifs nécessaires pour valider les modifications
• Envoie un mail à la famille relatif à la liste des documents manquants dans le DAU et les justificatifs nécessaires pour valider les modifications saisies – scan du mail dans le dossier CONCERTO de la famille – information sur la rubrique « note » de CONCERTO des documents manquants
• S'assure que l'usager fourni les justificatifs de perte de revenus sur les 3 derniers mois
• Vérifie que la baisse de revenus est de minimum 30 % et plus
• Effectue le calcul du quotient provisoire pour les 3 mois suivants la demande
• Informe l'usager de ses droits (obligation de se manifester de nouveau pour la prolongation, dans les délais impartis, préciser la date)

Back office

• Traitement des demandes des familles effectuées par mail
• Vérifie que le DAU transmis est complet dans l'application CONCERTO
• Envoie du mail à la famille pour lui rappeler ses droits
• Scan du mail envoyé à la famille dans le dossier CONCERTO de la famille
• Mentionne les échanges dans la rubrique « note » de CONCERTO
• Traitement des demandes des familles effectuées par téléphone
• Effectue un premier traitement de la demande en vérifiant les réservations, les factures etc…
• Confirmation des propos par mail aux familles
• Vérifie que le DAU est à jour
• Informe la famille des documents manquants
• Saisie dans la rubrique « note » de CONCERTO les échanges tenus avec la famille
• Envoie par courriel des formulaires de dépôt de contestation le cas échéant
• Traitement de la demande effectuée par courrier
• Réponse par mail à la famille de la bonne réception du courrier et du traitement de la demande – délai de 15 jours maximum
• Vérifie que le DAU est à jour

Profil recherché

Savoir être

• Accueil du public
• Bonne présentation
• Langage adapté
• Reformulation des demandes
• Rigueur

Savoir-faire

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Concerto, Outlook, Excel
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence : capacité à exercer différentes fonctions selon les nécessités du service

Qualités relationnel/es exigées

• Capacité d'initiative et autonomie
• Capacité d'écoute et de dialogue
• Maîtrise de soi
• Relationnel positif
• Obligations réglementaires : Vaccins, permis, habilitation…