CHEF ou CHE·FE DE CABINET

Contribuer à l'organisation générale du cabinet de la présidence et préparer les dossiers selon les directives du directeur de cabinet, en relation avec les membres de l'équipe présidentielle, l'administration, la communauté universitaire et les autres partenaires institutionnels.

· Préparer et planifier les réunions de l'équipe présidentielle

· Sous la supervision du directeur de cabinet, coordonner stratégiquement l'agenda du président en lien avec les assistantes de direction

· Assurer la rédaction de notes, argumentaires, courriers, éléments de langage, comptes rendus sur des dossiers spécifiques pour la présidence

· Coordonner la gestion et le suivi de la correspondance du président, en lien avec l'assistante de cabinet

· Superviser la bonne gestion, l'actualisation et la complétude de toutes les bases de données

· Participer à l'organisation d'évènements et des réceptions pilotés par la présidence,

· Suivre certains dossiers en propre et coordination de dossiers thématiques (dossiers préparatoires, désignation des pilotes et coopérants, prise de notes / comptes rendus, suivi des décisions)

Vos activités principales

· Préparer et planifier les convocations et ordres du jour du bureau présidentiel, rédiger les comptes rendus et le relevé de décisions synthétique à diffuser aux services, participer à la préparation des autres temps d'échanges de l'équipe présidentielle

· Hiérarchiser les demandes de rendez-vous.

· Contribuer si nécessaire à la production de notes de contexte dans le cadre des déplacements du président ou des vice-présidents.

· Rédiger les éléments de langage ou de contexte, en lien si besoin avec les services concernés, pour les manifestations et les réunions auxquelles le président et les vice-présidents participent.

· Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions. Contribuer au suivi des décisions prises par la présidence. Contrôler certains documents soumis à la signature en lien avec les services.

· Lire le courrier arrivé, évaluer le caractère d'urgence des demandes, répondre directement à certaines demandes et s'assurer des réponses apportées.

· Gérer le fichier protocolaire et des représentations. Contrôler le fonds documentaire administratif de la présidence.

· Veiller à la bonne organisation logistique des évènements présidence, respecter les règles protocolaires quand c'est nécessaire.

Compétences opérationnelles

· Savoir coordonner, planifier et organiser des actions et des évènements

· Savoir rédiger et synthétiser

· Maîtriser les outils bureautiques

· Savoir gérer un agenda

Compétences comportementales

· Sens de la gestion des priorités et du travail en équipe

· Réactivité et anticipation

· Discrétion et diplomatie

· Aisance relationnelle, discernement et intelligence des situations

· Rigueur, organisation et méthode

Connaissances

· Connaître les règles administratives et financières du secteur public

· Connaître les règles protocolaires

· Connaître le fonctionnement et les circuits décisionnels de l'université, appréhender l'enseignement supérieur et l'environnement administratif et politique d'une université

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