Chef(fe) du bureau de la représentation de l'État

Chef(fe) du bureau de la représentation de l'État

Fonction publique d'Etat. Catégorie A (cadre).

Description du poste

Placé sous l'autorité de la directrice de cabinet, le/la Chef(fe) de Bureau a la responsabilité de l'organisation de la représentation de l'État dans le département, notamment en ce qui concerne les déplacements du Préfet et les visites ministérielles. Son rôle consiste à assurer le pilotage et la coordination des activités du service, en mettant l'accent sur l'efficacité des procédures, la transmission fluide des informations et la qualité des relations avec les partenaires.

Missions Principales

• Management du bureau : répartition et priorisation des missions des agents tout en favorisant la professionnalisation des compétences.
• Pilotage et suivi de la Communication interministérielle : déploiement de la communication interministérielle (relations presse, communication numérique, etc.), avec un accent particulier sur les activités de la préfecture.
• Suivi de l'agenda du Préfet : gestion de l'aspect protocolaire et rédaction des discours/éléments de langage nécessaires.
• Participation aux opérations pré-électorales : contribution active aux phases préparatoires des échéances électorales et gestion des soirées électorales.
• Préparation et organisation des visites ministérielles : élaboration des programmes, envoi des invitations, gestion logistique, protocole, et accompagnement lors des visites.
• Préparation des déplacements du préfet.
• Suivi des distinctions honorifiques : gestion des dossiers de distinctions honorifiques (ordres nationaux) et suivi des médailles.
• Suivi des cérémonies commémoratives : coordination avec les partenaires institutionnels et associatifs pour assurer le bon déroulement des cérémonies.
• Suivi des courriers réservés.

Conditions particulières d'exercice

Discrétion requise en raison de la nature des documents et informations accessibles dans l’exercice des missions. Polyvalence, forte disponibilité et rigueur essentielles compte-tenu de la forte transversalité des sujets traités et des impératifs du service.

Profil recherché

Compétences techniques

• Connaître l'environnement professionnel – Niveau maîtrise – Requis.
• Avoir des compétences en informatique et bureautique – Niveau maîtrise – Requis.
• Avoir des compétences budgétaires et comptables – Niveau pratique – A acquérir.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe – Niveau maîtrise – Requis.
• Avoir l'esprit de synthèse – Niveau maîtrise – Requis.
• Savoir s'organiser – Niveau maîtrise – Requis.

Savoir-être

• Savoir s'adapter – Niveau maîtrise – Requis.
• Savoir communiquer – Niveau maîtrise – Requis.
• Avoir le sens des relations humaines – Niveau maîtrise – Requis.

Ce poste, de par la vision panoramique des thématiques, la diversité des sujets traités et sa dimension relationnelle importante, peut permettre de prétendre par la suite à un champ étendu de postes à responsabilité.

Durée attendue sur le poste

3 ans.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Lieu d'affectation

PREFECTURE LOZERE - Site de la Rovère - 48000 MENDE, France, Occitanie, Lozère (48).