CHEF-FE DE PROJET BUREAUTIQUE

Au sein de la DSI, vous jouez un rôle clé dans la définition, le pilotage et l’évolution de l’environnement logiciel mis à disposition des agents. En lien étroit avec les équipes techniques, les directions métiers, les collectivités et les partenaires externes, vous contribuez à construire un portefeuille de solutionsadaptées aux besoins, sécurisées, accessibles, innovantes et maîtrisées en termes de coûts.

De l’identification des besoins au déploiement et au suivi du cycle de vie des logiciels, vous pilotez des projets structurants et accompagnez l’évolution des usages numériques. Vous contribuez ainsi à la modernisation de l’environnement numérique de travail, à l’amélioration de l’expérience des utilisateurs et à la mise en œuvre des orientations de la DSI en matière de sécurité, de sobriété, d’accessibilité et de souveraineté numérique.

Le ou la chef/fe de projet logiciels du poste de travail définit, organise et pilote la gestion du portefeuille des logiciels mis à disposition sur les postes de travail des agents.

Il ou elle veille à proposer des solutions logicielles adaptées aux besoins des collectivités, compatibles avec l’environnement technique de la DSI, sécurisées, maintenables, économiquement soutenables et simples d’usage.

À ce titre, il ou elle intervient sur l’ensemble du cycle de vie des logiciels du poste de travail :

• identification et qualification des besoins ;
• étude et comparaison des solutions disponibles ;
• expérimentation et choix des logiciels ;
• préparation et pilotage des déploiements ;
• accompagnement des utilisateurs ;
• gestion des versions, des mises à jour et des évolutions ;
• suivi de la sécurité, de la compatibilité et de l’obsolescence ;
• retrait ou remplacement des solutions en fin de vie.

Le poste constitue l’interface fonctionnelle et organisationnelle entre les besoins des collectivités, les équipes techniques chargées du poste de travail et les équipes responsables de l’accompagnement aux usages.

Il contribue également à la modernisation de l’environnement numérique de travail en identifiant des solutions innovantes et en proposant des évolutions permettant d’améliorer les usages, la sécurité, la maîtrise des coûts, l’accessibilité et la souveraineté numérique.

Activités principales

Activité 1 – Définir et piloter la stratégie relative aux logiciels du poste de travail

Le ou la chef/fe de projet :

• élabore et tient à jour une vision globale du portefeuille des logiciels installés ou disponibles sur les postes de travail ;
• analyse les besoins communs aux différentes collectivités et identifie les possibilités de mutualisation et de standardisation ;
• propose une trajectoire d’évolution du portefeuille logiciel, en cohérence avec les orientations de la DSI et des collectivités ;
• définit, avec les équipes concernées, les critères d’évaluation et de choix des solutions : fonctionnalités, ergonomie, sécurité, compatibilité, interopérabilité, accessibilité, coûts, conditions de licence, réversibilité et maintenabilité ;
• recherche et compare les solutions disponibles, qu’elles soient propriétaires, libres ou issues de modèles hybrides ;
• réalise ou coordonne des études d’opportunité, des analyses comparatives, des démonstrations et des expérimentations ;
• formule des recommandations et prépare les éléments nécessaires aux arbitrages ;
• contribue à la définition des standards logiciels applicables aux postes de travail ;
• veille à la cohérence des choix avec les politiques de sécurité, de numérique responsable, de sobriété, d’accessibilité et de souveraineté numérique.

Activité 2 – Piloter les projets de déploiement et de remplacement des logiciels

Le ou la chef/fe de projet assure le pilotage des projets relatifs à l’introduction, au renouvellement ou au retrait des logiciels du poste de travail.

À ce titre, il ou elle :

• qualifie les besoins et formalise les objectifs, le périmètre et les résultats attendus ;
• identifie les parties prenantes et constitue les équipes projet ;
• définit la gouvernance, le calendrier, les ressources, les dépendances et les principaux risques ;
• organise les phases d’étude, de conception, d’expérimentation, de recette, de déploiement et de généralisation ;
• coordonne les interventions des équipes techniques, des directions métiers, des prestataires et des éditeurs ;
• prépare et anime les comités de pilotage, comités de projet, ateliers et groupes utilisateurs ;
• définit les scénarios de déploiement, de migration, de coexistence et de retour arrière ;
• organise les pilotes auprès de groupes d’utilisateurs représentatifs ;
• recueille et analyse les retours des utilisateurs ;
• veille à la prise en compte des besoins d’accompagnement, de formation et de communication ;
• suit les coûts, les délais, les risques, la qualité et les résultats des projets ;
• produit les tableaux de bord et les éléments de reporting nécessaires ;
• établit le bilan des projets et capitalise sur les retours d’expérience.

Activité 3 – Organiser la gestion du cycle de vie des logiciels

En lien avec l’unité en charge du poste de travail, les équipes infrastructures et la cybersécurité, le ou la chef/fe de projet :

• définit les modalités de mise à disposition des logiciels auprès des agents ;
• établit et tient à jour les règles de référencement et de gestion du catalogue logiciel ;
• organise la qualification fonctionnelle et technique des nouvelles versions ;
• coordonne les tests de compatibilité avec les systèmes d’exploitation, les équipements et les autres composants du poste de travail ;
• planifie les montées de version, mises à jour, correctifs de sécurité et opérations de remplacement ;
• suit les calendriers de support et les dates de fin de vie communiquées par les éditeurs ou les communautés ;
• identifie les situations d’obsolescence, de vulnérabilité ou d’incompatibilité ;
• propose et pilote les plans de remédiation nécessaires ;
• définit les critères de maintien, de remplacement ou de retrait des logiciels ;
• organise le décommissionnement des solutions devenues inutiles, obsolètes ou insuffisamment sécurisées ;
• veille à la mise à jour des référentiels, documentations, procédures et inventaires ;
• contribue à la maîtrise du nombre de logiciels et de versions présents sur le parc ;
• s’assure de la bonne transmission des informations et consignes aux équipes chargées du déploiement et du support.

Le poste ne réalise pas nécessairement les opérations techniques de déploiement de masse, mais il en définit le cadre, en coordonne la préparation et en supervise la réalisation.

Activité 4 – Accompagner l’appropriation et l’évolution des usages

En collaboration avec la cellule d’accompagnement aux usages, le ou la chef/fe de projet :

• intègre les enjeux d’usage et d’expérience utilisateur dès la phase de conception des projets ;
• organise des ateliers de recueil des besoins, des tests utilisateurs et des démarches de co-construction ;
• identifie les impacts des changements sur les pratiques professionnelles ;
• contribue à l’élaboration des plans de communication, de formation et d’accompagnement ;
• fournit les informations nécessaires à la réalisation des supports, tutoriels, guides et contenus de sensibilisation ;
• participe à la définition des règles de bon usage des logiciels ;
• analyse les difficultés rencontrées après déploiement et propose les actions correctives nécessaires ;
• mesure le niveau d’adoption et de satisfaction des utilisateurs ;
• contribue à l’amélioration continue des solutions et des modalités de mise à disposition.

Activité 5 – Gérer les relations avec les éditeurs, prestataires et fournisseurs

Le ou la chef/fe de projet :

• participe à la préparation des consultations et procédures d’achat ;
• contribue à la rédaction des cahiers des charges, cadres de réponse et critères d’analyse ;
• organise les démonstrations, essais et phases de négociation relevant de son périmètre ;
• analyse les propositions fonctionnelles, techniques et financières ;
• contribue à l’analyse des conditions de licence et des modèles économiques ;
• suit l’exécution des marchés et contrats relevant de son portfolio ;
• pilote les relations opérationnelles avec les éditeurs, intégrateurs et prestataires ;
• vérifie le respect des engagements contractuels et des niveaux de service ;
• suit les échéances contractuelles, renouvellements et évolutions tarifaires ;
• fournit les éléments nécessaires au suivi budgétaire et au paiement des prestations ;
• contribue à l’optimisation des coûts de licences et à la rationalisation des abonnements.

Activité 6 – Assurer une veille et proposer des innovations

Le ou la chef/fe de projet assure une veille active sur :

• les logiciels et services destinés aux environnements de travail numériques ;
• les solutions libres et les référentiels interministériels ;
• les nouveaux usages et pratiques collaboratives ;
• les évolutions des systèmes d’exploitation et des plateformes de gestion