CHEF-FE DE LA SECTION D'APPUI AUX USAGERS

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil et de service à l'usager

Localisation du poste

Secrétariat Général Commun de la Drôme - 3 boulevard Vauban - 26000 VALENCE

Vos activités principales

• Encadrer une équipe de 12 agents C (2 gestionnaires courrier, 3 standardistes préfecture, 4 chargés d’accueil et d’instruction des titres, 2 agents d’accueil en DDI et 1 agent conseiller numérique au PAN) sous la responsabilité et la coordination du chef du SIDAUM et de son adjoint
• Gestion des congés et planning
• Établissement et mise à jour des fiches de procédures, outil de recherche par mots clés et guide de l’accueil préfecture
• Garant du respect des engagements du label «Qual-e-ATE» et participation active au processus d’amélioration continue de la démarche
• Mise à jour des scripts Serveurs Vocaux Interactifs (SVI) des services bénéficiaires en lien avec eux
• Coordination, organisation et animation de l’accueil et du service à l’usager en utilisant les différents canaux de contact (communication interne et externe)
• Participation à la mise en œuvre des moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l’accueil physique
• Accompagnement des agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes
• Veiller à la bonne gestion du courrier ordinaire et réservé
• Assurer, avec les agents d’accueil et d’instruction des titres, la mission des CNI/Passeports, les missions de proximité au PAN et le contrôle des habilitations des professionnels de l’automobile
• Missions de proximité pour le réseau des mairies sur la mission CNI/passeport
• Référent et administrateur du logiciel RDV préfecture
• Traitement des interventions des usagers et lien avec l’animateur de France service

Conditions particulières d'exercice

• Gérer une équipe et des missions sur plusieurs sites
• Aptitudes à la communication interne et externe, rigueur, polyvalence et réactivité nécessaires
• Délivrance de titres avec le dispositif de recueil mobile implique des déplacements réguliers au centre pénitentiaire et au domicile des usagers sur tout le territoire du département
• Chef de section régulièrement amené/e à assurer la continuité des missions de sa section (courrier, accueil, standard)

Descriptif du profil recherché

Compétences principales mises en œuvre :

• Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise requis
• Compétences en informatique-bureautique : Niveau maîtrise requis
• Savoir-faire : Manager niveau pratique requis; organiser niveau maîtrise requis; appliquer la réglementation niveau pratique requis; gérer les conflits niveau pratique requis
• Savoir-être : Accueillir niveau pratique requis; s'exprimer oralement niveau pratique requis; s'adapter niveau maîtrise requis; sens des relations humaines niveau pratique requis

Compétences essentielles

• Manager : niveau pratique requis
• Organisation : niveau maîtrise requis
• Application de la réglementation : niveau pratique requis
• Gestion des conflits : niveau pratique requis
• Accueil : niveau pratique requis
• Expression orale : niveau pratique requis
• Adaptation : niveau maîtrise requis
• Relations humaines : niveau pratique requis

Durée attendue

5 ans

Perspectives

Tout poste équivalent ou supérieur