CHEF DU SECRETARIAT PARTICULIER ET D'ÉTAT-MAJOR (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales

• Encadrement de l’équipe du secrétariat
• Assurer les comptes-rendus de réunions
• Assurer la mise en forme des dossiers et des courriers
• Aide à l’organisation du travail de direction
• Assurer le suivi des courriers adressés à la DGPN
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Gestion de l’agenda du directeur et de directeur adjoint
• Participer à l'élaboration, au suivi d'un plan de classement et à l'archivage des documents internes au service
• Préparer des dossiers de déplacements, de réunions
• Participer à la logistique des réunions de la direction
• Gestion des boîtes fonctionnelles
• Gestion des salles de réunions
• Mise à jour de l’annuaire et de l’organigramme de la direction, gestion de la permanence du service
• Traiter les dossiers ponctuels
• Assurer la saisie dans DIALOGUE (notation, avancement, formation…)
• Assurer le suivi des congés sur l’outil de gestion gESTT

Votre environnement professionnel

Activités du service : Assiste l’équipe de direction dans l'organisation quotidienne de leur travail (le directeur, la directrice adjointe, le chef d’état-major). Pour ce faire, le secrétariat de la direction et de l’état-major assure la gestion RH du service, des courriers, le suivi des plannings et l’agenda, l’accueil téléphonique, le suivi des dossiers et l’établissement des tours de permanence.

Composition et effectifs du service : 1 directrice – 1 directrice adjointe – 1 chef d’état major et son adjoint – 1 secrétariat de 3 agents – 4 divisions composées de 32 agents.

Liaisons hiérarchiques : La directrice de l’Académie de police, la directrice adjointe, le chef d’état-major.

Liaisons fonctionnelles : L’Académie de police, tous les services de l’Académie de police et toutes les structures de formation, toutes les directions actives, tous les services de police et partenaires institutionnels.

Conditions particulières d'exercice

• Horaires élargis pour assurer une permanence de 8h00 à 20h00 (selon organisation interne)
• Maîtriser LIBRE OFFICE, GESTT, MAARCH, Dialogue web Internet et Intranet.
• Discrétion, rigueur, sens de l'initiative, polyvalence, capacités rédactionnelles.
• NBI de 10 points.

Profil recherché

Connaissances techniques

• Compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis.
• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis.
• Avoir le sens de l'initiative niveau maîtrise requis.
• Savoir rédiger niveau pratique requis.
• Savoir s'organiser niveau maîtrise requis.

Savoir-être

• Savoir accueillir niveau expert requis.
• Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis.
• Savoir s'adapter niveau maîtrise requis.
• Savoir s'exprimer oralement niveau maîtrise requis.
• Savoir communiquer niveau maîtrise requis.

Durée attendue sur le poste

3 ans