Chef de service Accueil-Téléphonie-Courrier-Courses F/H

Missions principales:

Veiller au bon fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique.

Assurer l’encadrement du personnel en polyvalence, ainsi que l’organisation quotidienne des services.

Le chef de service est chargé de superviser et coordonner les agents sous sa responsabilité afin d’assurer la continuité de service.

Participer à l’élaboration du projet de modernisation de l’accueil (Guichet unique).

Activités:

• Coordonner, organiser et planifier toutes les activités de l’accueil physique, plateforme téléphonique, courrier et courses de la ville selon les plannings définis.
• Elaboration des plannings hebdomadaire des agents polyvalents.
• Relayer et diffuser auprès de son équipe, l’ensemble des informations en provenance de services municipaux et de la direction générale (fermetures, dates d’inscription,)
• Être l’interlocuteur direct entre la société de Gardiennage et la Ville de Bondy (Participer à l’élaboration du marché public concernant la surveillance de l’hôtel de ville)
• Veiller au suivi de la main courante, des mallettes d’astreintes et des notes de gardiennage
• Être l’interlocuteur direct entre les services de la Poste et la Ville de Bondy
• Gérer les statistiques des services et établir le bilan annuel de service par l’élaboration des tableaux de bord.
• Elaborer et suivre le budget du service en lien avec le responsable administratif et financier de la direction.
• Travailler en transversalité avec l’ensemble des services à la population notamment dans le cadre de la mise en place du futur guichet unique
• Rédiger ou mettre à jour les procédures d’accueil physiques, téléphoniques ainsi que celles concernant le service courrier et courses.
• Organiser et contrôler les opérations nécessaires au bon fonctionnement du courrier, (la réception, l’ouverture, le tri, la ventilation et la distribution du courrier).
• Organiser les RDV du GUISFJ et transmettre les informations aux différents intervenants
• Assurer le recensement de la population en lien avec le superviseur de l’INSEE et le coordonnateur
• Mettre en place d'un plan de formation à destination des agents du service en lien avec la DRH.