Che(fe) du secrétariat (H/F)

Vos activités principales DFPO:

• aide à l’organisation du travail de direction
• assure l’accueil téléphonique et physique, filtrage des interlocuteurs du chef de site
• assure la mise à jour des contacts du service et du site: annuaire et organigramme
• aide à l’organisation et au déroulement des scolarités: rapports divers et port d’armes hors service.
• assure la diffusion et l’archivage des rapports
• gestion et élaboration du planning d’astreintes de la direction
• traitement de supports écrits
• réactualisation et diffusion des notes de services et notes d’informations, fiches réflexes
• gestion des parapheurs en signature du chef de site et de son adjoint
• réception, classement et diffusion des courriers (papier, courriel, et rescom)
• assure la gestion du courrier à l’arrivée et au départ sur le logiciel MAARCH
• assiste et rédige compte rendu de réunion DFPO , RETEX….
• gestion des réservations salle
• organisation des réunions
• établissement des dossiers frais d’intervenants
• amplitude: réservation de transports et d’hébergements
• aide à l’organisation des élections du conseil d’administration
• participe à la préparation de cérémonie ( sortie de promotion, remise de médailles…) , suppléant voix off.
• référent sur dossiers en lien avec le site de Saint-Cyr-au-Mont-d’Or, organisation de réunions entre les deux sites.
• relais et saisie prévisionnel de congés
• saisie évaluation intervenant logiciel Logiform

Département des affaires générales:

• tâches administratives diverses
• rédige divers compte-rendus de réunion
• RH: trombinoscope
• finances: enregistre les services faits sur le logiciel PEP

Votre environnement professionnel

Activités du service

Toutes tâches afférentes à un secrétariat de direction

Composition et effectifs du service

• 1 agent contractuel
• 1 secrétaire administratif(ve)

Liaisons hiérarchiques

• Le commandant de site de l’ENSP Cannes-Écluse- le commissaires adjoint au commandant de site
• La cheffe du département des affaires générales

Liaisons fonctionnelles

Tous services de l’ENSP Cannes-Écluse et St Cyr au Mont d’Or et les divers interlocuteurs extérieurs

Conditions particulières d'exercice

Prime administration centrale

RIFSEEP 2

Qui contacter:

Le commandant de site: Emmanuel BOISARD ou son adjoint: Samuel RUAULT

Profil recherché

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique -bureautique: niveau pratique requis
• Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir
• Prise de photos: niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire

• Avoir l'esprit de synthèse: niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger: niveau maîtrise requis
• Savoir s'organiser: niveau maîtrisee requis
• Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
• Savoir analyser: niveau maîtrise à acquérir

Savoir-être

• Savoir accueillir: niveau maîtrise requis
• Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis
• Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrisee requis
• Savoir communiquer: niveau maîtrisee requis
• Savoir s'adapter: niveau maîtrisee requis

Présentation de Ecole Nationale Supérieure de Police

Ecole nationale supérieure de police