CHARGE(E) DES SERVICES GENERAUX & OFFICE MANAGEMENT

L’équipe Facilities Management est le partenaire clé qui soutient les opérations quotidiennes et l’expérience de travail des collaborateurs de FLYING WHALES.

Notre mission est de fournir un service de haute qualité à tous les collaborateurs tout en garantissant la continuité de ce soutien essentiel. Nous nous engageons à anticiper les besoins, à trouver des solutions adaptées et à maintenir un environnement de travail sûr, agréable et efficace.

En tant que « force de l’ombre » de l’entreprise, nous contribuons au bon fonctionnement de FLYING WHALES en veillant au confort, au bien-être et à la productivité des collaborateurs au quotidien.

Nous jouons le rôle de point de contact central pour toutes les questions liées au lieu de travail, alliant proximité, réactivité, professionnalisme et un sens aigu du service.

Responsabilités

• Gestion opérationnelle des locaux : courrier (réception et envoi), gestion des espaces de travail (vérification de la bonne configuration des salles de réunion et des postes de travail, petits travaux d’entretien), gestion du parc d’imprimantes (vérification des machines : disponibilité du papier, niveaux de toner — en place, à remplacer, en stock, etc.), gestion des machines à café (rinçage quotidien, nettoyage hebdomadaire)
• Liaison avec les collaborateurs / résolution des problèmes : traitement des demandes internes, suivi de la résolution des problèmes/demandes signalés
• Gestion et suivi des stocks : café, fournitures
• Soutien aux événements internes (commandes, mise en place, réservations de salles de réunion, etc.)
• Passation de commandes avec suivi budgétaire (cartes de visite, Amazon, Bruneau, etc., en lien avec le suivi des stocks)
• Organisation des déplacements des collaborateurs de l’entreprise
• Liaison avec les prestataires de maintenance DALKIA : inspection hebdomadaire des sites pour identifier les problèmes, suivi et gestion du registre d’intervention (consignation des problèmes identifiés dans le registre, vérification de la mise en œuvre des mesures correctives, etc.)

Qualifications

• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Maîtrise de Microsoft Office
• Souci du détail et sens aigu de l’organisation
• Réactivité, sens du service client, esprit de solution et bon sens
• Solides compétences relationnelles et aptitudes à la communication professionnelle (en français et en anglais)
• Capacité à établir des priorités et à gérer les situations d’urgence, ainsi que bonnes capacités à gérer le stress