Chargé(e) des affaires réservées

Intitulé du poste

Chargé(e) des affaires réservées

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Personnel du bureau du cabinet

Description du poste

Missions principales

• 1. Instruction des dossiers institutionnels et honorifiques – Instruire les interventions des particuliers et parlementaires, en garantissant la qualité, la fiabilité et les délais de traitement des réponses ; instruire, en lien avec le responsable de pôle, les dossiers de distinctions honorifiques relevant de la compétence de la préfecture, dans le respect des procédures, règles de confidentialité et échéances réglementaires ; contribuer à la sécurisation et à la traçabilité des dossiers traités.
• 2. Appui à la représentation de l’État et au protocole, l’agent est le référent pour les questions protocolaires – Organiser les cérémonies nationales officielles et les différents hommages en lien avec les collectivités territoriales et l’Onacvg et accompagner les autorités ; participer à la préparation des déplacements officiels des autorités ; renseigner et tenir à jour le logiciel SEDEM relatif aux déplacements officiels.
• 3. Contribution à la production écrite – Rédiger divers courriers, invitations et réponses institutionnelles, en veillant à leur qualité rédactionnelle et à leur conformité au cadre administratif ; rédiger des discours et éléments de langage en appui du responsable du pôle ; préparer et gérer le courrier réservé, dans le respect des circuits, des délais et de la confidentialité.
• 4. Gestion administrative et continuité de service du pôle – Contribuer à la continuité de l’activité du pôle en assurant, le cas échéant, le remplacement du chargé du suivi de la vie politique et de la préparation des déplacements du préfet pendant ses absences.

Missions transversales et complémentaires

• Apporter un appui opérationnel aux projets transversaux du pôle Représentation de l’État.
• Participer à l’amélioration continue des pratiques et outils du pôle, en lien avec le responsable du pôle.
• Assurer toute mission confiée par la hiérarchie en fonction des nécessités de service et de l’actualité institutionnelle.

Environnement professionnel

Le cabinet de la préfecture et, en son sein, le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI), est un interlocuteur du quotidien du préfet et des membres du corps préfectoral. Il est constitué de deux pôles, le pôle de la représentation de l’État et celui de la communication interministérielle. Il veille notamment à l’organisation et à la préparation des déplacements et entretiens du préfet, ainsi qu’à l’accueil de personnalités, notamment les délégations ministérielles. Il supervise la gestion des interventions, notamment celles des parlementaires. Il assure le traitement des affaires réservées (protocoles, cérémonies, distinctions honorifiques) et le suivi de l’actualité politique. Il supervise également l’ensemble des actions de communication des services de l’État dans le département (dossier presse, post réseaux, lettre des services de l’État, rapport d’activité des services de l’État).

Conditions particulières d'exercice

• Membre de l’astreinte – cellule de veille – 1 semaine toutes les 8 semaines environ.
• Travail les week‑end en cas de cérémonie, d’élection ou de visite officielle et pour les journées européennes du patrimoine.
• Discrétion requise.
• Durée attendue sur le poste : 3 ans.

Vos perspectives

Évoluer sur un autre poste au sein du BRECI ou d’un autre bureau de la préfecture.

Compétences attendues

• Connaissances techniques – Connaître l’environnement professionnel / niveau maîtrise - à acquérir.
• Avec des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis.
• Savoir‑faire – Savoir travailler en équipe / niveau pratique - requis; savoir analyser / niveau maîtrise - requis; savoir rédiger / niveau maîtrise - requis; savoir s’organiser / niveau pratique - requis.
• Savoir‑être – Savoir s’adapter / niveau maîtrise - requis; savoir communiquer / niveau pratique - requis.

Documents à transmettre

• Une lettre de motivation.
• La copie du diplôme le plus élevé (contractuel).
• Le dernier arrêté d’avancement (titulaire).
• Le dernier bulletin de salaire.
• Le Formulaire Unique de Demande de mobilité (FUD) obligatoire pour tous les candidats sans distinction de recrutement (fonctionnaires titulaires comme contractuels).

Informations complémentaires

Domaine fonctionnel : Administration générale.

Qui contacter ? Candice Mullett, cheffe de cabinet, / .

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Ain (01).

Préfecture de l’Ain – 45 avenue Alsace Lorraine – 01000 Bourg-en‑Bresse.