Chargé(e) de Gestion Documentaire & SI Documentaire (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre de la structuration et de l'optimisation de son système documentaire, vous interviendrez dans un contexte de transformation avec le déploiement d'une solution GED basée sur M-Files, en lien avec les équipes métiers et SI.

Appui à la mise en œuvre des périmètres documentaires :

• Collecte et formalisation des besoins, préparation et animation d'ateliers
• Rédaction de Cahier des Charges
• Contribution aux recettes : réalisation des opérations de recettes MOA\n\n

Appui à la reprise documentaire :

• Appuyer les métiers pour identifier et qualifier les fonds à reprendre
• Contribution au chantier de reprise des données
• Traitement de fonds documentaires à intégrer\n\n

Appui en phase de cadrage, consultation, contractualisation pour la mise en œuvre d'un nouvel outil :

• Collecte et formalisation des besoins, préparation et animation d'ateliers, description/formalisation de cas d'usages métiers
• Etude de marché de solutions
• Participation aux auditions, analyse des offres
• Contribution au déploiement : préparation, planification, vérification, assistance
• Contribution à la conception : participation ateliers, rédaction des livrables (CR d'ateliers, dossier de conception/SFD, dossier de paramétrage)

Appui à la généralisation de l'usage des outils :

• Appui à la construction et à la réalisation du plan de déploiement des périmètres documentaires réalisés (phase BUILD) pour passer en phase RUN
• Suivi du plan de déploiement\n\n

Appui à la conduite du changement :

• Cadrage et définition du plan d'accompagnement
• Réalisation de supports de communication, de formation pour faciliter la prise en main de la solution
• Actions d'accompagnement (distanciel ou sur site)\n\n

Suivi des évolutions des applications du SI documentaire :

• Suivre et communiquer sur les évolutions du SI documentaire en production\n\n

Appui aux projets de dématérialisation :

• Appui au métier pour dématérialiser et optimiser leur processus documentaire\n\n

Appui au pilotage de projet / direction de programme :

• Suivi du planning et du budget
• Maîtrise des risques
• Participation de réunions (préparation de supports de réunions, rédaction de comptes-rendus)\n\n

Appui aux Directions pour décliner leur organisation documentaire (déploiement de la gouvernance) :

-- Rédaction de documents décrivant l'organisation, intégration des processus documentaires dans les processus métiers

• Rédaction de documents types (kit) pour formaliser des besoins

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation Bac+3 à Bac+5 en gestion documentaire, systèmes d'information, gestion de projet ou équivalent ;
• Expérience en gestion documentaire et/ou déploiement de SI documentaire (GED) ;
• Connaissance des problématiques de cycle de vie documentaire, référentiels et gouvernance ;
• Une expérience sur M-Files ou une GED équivalente est un plus ;
• Appétence pour les environnements projets et les transformations SI.

Compétences clés :

• Gestion documentaire et gouvernance de l'information ;
• Déploiement et accompagnement d'outils SI (GED) ;
• Conduite du changement ;
• Analyse et structuration des besoins métiers ;
• Capacité de synthèse et de reporting ;
• Aisance relationnelle et travail transversal.