Chargé(e) de gestion administrative
Mission
Dans le respect des règles définies par la responsable du pôle Stages, il s’agit d’assurer la gestion administrative des stages en France et à l’étranger pour les étudiants, français et étrangers, conformément à la législation et aux procédures en vigueur dans l’école. Ce poste s’inscrit dans la stratégie dans le cadre de sa visibilité internationale, et du développement de l’expérience de l’étudiant, quel que soit son campus.
Gestion administrative des stages en France et à l’étranger
- Validation et suivi des fiches de mission
- Gestion et suivi des conventions de stage et avenants en conformité avec la législation et les procédures en vigueur
- Accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches auprès des instances françaises (CPAM…), interface avec les instances compétentes
- Information et vérification des couvertures d’assurance des étudiants nécessaires dans le cadre de leur stage avant l’intégration en entreprise
- Gestion des absences en entreprise
- Gestion des bourses Grand Est
- Elaboration et gestion de tableaux de suivi des stages en France et à l’étranger par diplôme
- Relecture des livrets de stage pour chaque programme
Accueil, information et accompagnement
- des étudiants : sur la législation en vigueur, les règlements de stages, les procédures à suivre, les documents préalables à fournir avant toute signature de convention de stage, les couvertures sociales des étudiants étrangers en France… ;
- des entreprises : sur l’état d’avancement du traitement des dossiers des étudiants, les procédures à suivre… ;
- des professeurs : remise des copies des fiches d’évaluation, synthèse, évaluation, auto-évaluation sur demande, renseignements sur les dossiers des étudiants dont ils assurent le tutorat ;
- Exploitation et analyse des fiches d’évaluation et de synthèse des étudiants ;
Gestion des enquêtes stages auprès des étudiants et des entreprises;
Collaboration au développement des outils digitaux
- Contribution à l’évolution de l’outil de gestion automatisée des stages : amélioration des fonctionnalités et résolution des bugs identifiés en lien avec le service du numérique.
Exploitation et analyse des fiches d’évaluation et de synthèse des étudiants
Soutien à la coordination de la correction des rapports de stage
L’élaboration et le suivi des bons de commandes et factures du service.
Soutien au service carrières et stages
Soutien global en fonction des impératifs de calendriers (recrutements des étudiants, etc.)
Profil
- BAC +2 (BTS/DUT) dans l’assistanat
- Expérience : première expérience professionnelle dans la gestion administrative
- Anglais B2
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Techniques d’organisation (organiser son travail, gérer les priorités, classement…)
- Connaissance de la règlementation sur les stages (idéalement)
- Techniques de gestion de conflit (RPS)
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs internes ou externes
- Maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécifiques
- Maîtriser le Français (orthographe et syntaxe)
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des besoins et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Trouver rapidement l’information
- Instruire et suivre des dossiers (conventions de stage)