CHARGE.E DE FORMATION - DISPOSITIF DE FORMATION PACTE TERRITOIRE

Missions

L’ensemble des missions confiées s’inscrivent dans la démarche qualité mise en œuvre à l’école (notamment Qualiopi). A ce titre, le gestionnaire de formation se verra confier les missions suivantes:

Référentiel d’activités/de compétences/de formation:

• Contribue à la rédaction des notes de présentation des nouvelles actions de formation en vue de leur validation par les instances de l’EHESP.
• Formalise les programmes détaillés des formations

La relation avec les commanditaires

• Enregistre les demandes de formation
• Met en forme propositions pédagogiques et financières ainsi que les conventions

L’organisation des formations

• Planifie la gestion des formations
• Planifie les sessions dans le progiciel de gestion des formations
• Assure la coordination avec les partenaires régionaux
• Organise les formations (réservations de salles, équipements, Visio, reprographie, gestion des pauses…) ou accompagne, si besoin, les partenaires régionaux dans l’organisation des formations
• Réserve et gère les prestations de service (devis, bons de commande des pauses, repas…)
• Organise les instances de pilotage des formations
• Organise la réalisation et la diffusion des évaluations de la satisfaction des apprenants

Le budget des activités de formation

• Assure le suivi des échéances des conventions (bilans pédagogique et financier)
• Effectue le suivi budgétaire des dépenses et recettes
• Contribue aux budgets prévisionnels
• Contribue à la production des reporting aux commanditaires et aux instances de l’EHESP

L’appui aux responsables de formation

• Assiste le responsable de formation: plannings, préparation des supports, maquette …
• Collecte les supports pédagogiques de l’ensemble des intervenants et les met à disposition (CAMPUS, …)
• Met en œuvre le recueil des attentes, le positionnement des apprenants et l’évaluation des acquis

La gestion et le suivi administratif des intervenants (vacataires, sous-traitants et enseignants)

• Assure l’accueil des intervenants
• Met en forme les missions confiées aux vacataires, prestataires et enseignants
• Assure la gestion et le suivi administratif des contrats des intervenants
• Saisit les informations demandées dans le progiciel de gestion de la formation
• Recueille les évaluations de la satisfaction des intervenants externes et internes

La gestion et le suivi administratif des apprenants

• Organise l’émargement en ligne et s’assure de l’édition des convocations et des certificats de réalisation
• Organise les jurys de validation et les produit les documents de référence

Compétences requises

Savoirs

• Réglementation de la Formation professionnelle et de ses financements
• Connaissances de base en ingénierie de formation
• Utilisation des outils pédagogiques
• Fonctionnement des administrations publiques
• Environnement et réseaux professionnels
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Elaboration de tableaux de bord
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de présentation orale et écrite
• Maîtrise de Word/Excel et des outils collaboratifs (Teams, Zoom)
• Utilisation de logiciels métier (progiciel de gestion de la formation, Edusign…)

Savoir‑être

• Autonomie,
• Réactivité, sens de l’initiative et de l’anticipation
• Sens de l’organisation
• Capacité d’écoute
• Goût de travail en équipe et qualités relationnelles

Renseignements

• Poste de catégorie B, vacant à temps plein, à pourvoir dès que possible.