Chargé(e) ADV et recouvrement

Avekapeti – Traiteur événementiel B2B (Saint-Ouen)

Avekapeti accompagne les entreprises et les productions culturelles et audiovisuelles avec une offre traiteur et catering. En forte croissance (CA × 5 en 4 ans), nous structurons notre pôle administratif et financier.

Nous recherchons un(e) Chargé(e) ADV & Administration RH pour assurer le suivi quotidien de notre facturation, des encaissements et de l’administration courante de l’entreprise.

Vous jouerez un rôle central dans le bon déroulement du cycle de facturation, depuis la vérification des informations nécessaires à l’émission des factures jusqu’au suivi de leur règlement.

Le poste comporte également un volet RH et administratif.

Facturation, ADV & recouvrement – environ 70 %

Vous prenez en charge le suivi opérationnel du cycle de facturation :

• Émission et suivi des factures clients
• Vérification des bons de commande et des informations nécessaires à la facturation
• Échanges avec les clients concernant les bons de commande, entités de facturation, références à faire apparaître sur les factures et autres éléments administratifs
• Dépôt et suivi des factures sur Chorus Pro et les différentes plateformes clients
• Suivi des acomptes et des soldes à facturer
• Suivi quotidien des encaissements
• Lettrage des règlements clients
• Relances clients et suivi des factures échues
• Identification et résolution des litiges ou blocages empêchant le paiement
• Mise en affacturage des factures éligibles et suivi des opérations avec le factor
• Mise à jour des tableaux de suivi de facturation et de recouvrement
• Coordination avec l’équipe commerciale/opérationnelle pour récupérer les informations manquantes

Objectif : garantir une facturation fiable et rapide et réduire au maximum les délais d’encaissement.

• Préparation et suivi des paies via PayFit
• Collecte et vérification des variables de paie
• Gestion administrative courante des salariés : entrées, sorties, absences, congés et documents administratifs
• Préqualification des candidatures dans le cadre des recrutements
• Suivi administratif des recrutements

Comptabilité & administration

En lien avec notre expert-comptable :

• Collecte, classement et transmission des factures fournisseurs
• Vérification de la bonne réception des pièces comptables
• Transmission des justificatifs et informations demandés par le cabinet comptable

Répartition indicative du poste :

• 70 % : ADV, facturation, encaissements et recouvrement
• 15 % : administration RH et paie
• 15 % : administration générale et interface avec l’expert-comptable

Profil recherché

Vous êtes particulièrement à l’aise avec les chiffres, rigoureux(se) et organisé(e).

Vous aimez suivre les sujets jusqu’à leur résolution : une facture bloquée ou impayée ne reste pas simplement dans un tableau, vous cherchez à comprendre le problème, contactez le bon interlocuteur et vous assurez de sa résolution.

Vous êtes également à l’aise dans les échanges avec les clients et savez relancer avec diplomatie mais fermeté.

Une première expérience en ADV, facturation, recouvrement, comptabilité clients ou administration d’entreprise est fortement appréciée.

La maîtrise ou la connaissance de Chorus Pro, PayFit et des outils d’affacturage constitue un plus.

Qualités recherchées :

• Grande rigueur
• Organisation et autonomie
• Réactivité
• Aisance avec les chiffres
• Très bon suivi des tâches et des échéances
• Aisance relationnelle et téléphonique
• Capacité à relancer et obtenir des réponses
• Goût pour les environnements dynamiques
• Bonne maîtrise d’Excel / Google Sheets et des outils digitaux

Télé travail tous les vendredis et un jeudi par mois

Package de 30K€brut annuel