Chargé(e) Administration Financière & Opérations

Contexte

Les activités de JAKALA en France sont regroupées dans 3 entités. Dans un contexte de forte croissance nous recherchons une personne capable de garantir la fluidité des opérations administratives et financières de l’entreprise, en coordination avec de multiples parties prenantes internes (les équipes opérationnelles, les équipes en charge de la tenue comptable basées en Italie) et externes (expert-comptable, client, fournisseurs),

Vous assurez la centralisation des informations, la fiabilité des données financières et le bon déroulement des processus de facturation, de suivi de trésorerie et de clôture comptable.

Vous jouez un rôle clé d’interface entre les équipes opérationnelles, les managers, les Partners, les équipes en charge de la tenue de la comptabilité, et les prestataires externes afin de sécuriser le suivi financier de l’activité.

Vous analyser la performance financière et êtes en charge des initiatives autour de la fonction finance (e.g. mise en place facturation électronique, amélioration des processus, préparation budgétaire etc…)

Vos missions

Gestion de la facturation client

• Création et mise à jour des projets dans Salesforce.
• Collecte et centralisation des informations nécessaires auprès des équipes commerciales et opérationnelles.
• Gestion des échéances de facturation, lancement et suivi du processus de facturation.
• Contrôle de la cohérence des données financières et administratives liées aux projets.

Gestion du poste fournisseur

• Réception et contrôle des factures fournisseurs.
• Centralisation et archivage des documents.
• Coordination avec les équipes comptables internes et externes et réponse aux demandes d’information.
• Suivi du traitement et du paiement des factures.
• Analyse des dépenses et suggestions d’optimisation.

Suivi de trésorerie et recouvrement

• Suivi des encaissements clients et des paiements fournisseurs.
• Identification des retards de paiement client et relances en coordination avec les équipes concernées.
• Contribution à la sécurisation du cash-flow de l’entreprise.

Gestion comptable

• Participation au suivi des balances clients et fournisseurs et résolution des écarts.
• Préparation des éléments de clôture comptable et contrôle de cohérence des données comptables.
• Participation au rapprochement des balances et du grand livre.
• Préparation des clôtures annuelles, en coordination avec l’expert-comptable (EY) et les équipes du siège.
• Mise en place et amélioration continue des outils de suivi.

Suivi financier

• Analyse du chiffre d’affaires, des coûts et des temps passés.
• Suivi des indicateurs de rentabilité par projet.
• Alerte proactive auprès des équipes concernées.
• Construction et mise à jour de tableaux de bord de pilotage.
• Participation aux exercices budgétaires et de prévision financière.

Administration générale

• Gestion de la relation avec les partenaires administratifs et financiers.
• Interface avec les établissements bancaires.
• Coordination avec les commissaires aux comptes.
• Gestion et mise à jour des documents administratifs obligatoires (Kbis, attestations sociales, assurances, etc.).
• Garantir la disponibilité et la conformité des documents nécessaires aux appels d’offres, fournisseurs et partenaires.

Ce qui fera votre réussite

Au-delà des compétences techniques, ce poste demande une réelle capacité à :

• Aller chercher l’information auprès de multiples interlocuteurs.
• Structurer, organiser et centraliser des données parfois dispersées.
• Construire des processus simples et efficaces.
• Faire preuve d’autonomie et d’esprit d’analyse.
• Challenger les équipes lorsque des informations manquent.
• Sensibiliser et accompagner des interlocuteurs variés, y compris des managers et Partners, au respect des processus administratifs et financiers.
• Assurer un niveau élevé de rigueur dans le suivi des sujets.

Profil recherché

Formation Bac+3 à Bac+5 en gestion, finance, administration ou comptabilité. Expérience de 4 à 6 ans sur des sujets administratifs et financiers. Sens de l’organisation, rigueur et esprit analytique. Maitrise de l’anglais (interaction avec les équipes comptables du groupe, et documents clients en anglais)Maîtrise d’Excel. Aisance avec les outils de gestion et CRM (Salesforce est un plus). Bonne compréhension des mécanismes de facturation, trésorerie et comptabilité générale.Capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs et à coordonner des informations complexes.