Chargé de projet (F/H)

Le chargé de projet contribue à l’organisation de la coordination de tous les événements présidentiels, à caractère diplomatique ou national, au Palais, en France et à l’étranger. Il concourt au respect des grandes priorités de la présidence, en termes de qualité du service rendu, d'innovation/de modernisation et de maîtrise de la dépense publique.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

Objectifs:

• Garantir au cabinet une offre de services pour l’organisation coordonnée d’un événement dans sa globalité
• Assurer le soutien logistique nécessaire à l’accueil d’invités ou au déplacement d’agents de la présidence.

Activités opérationnelles:

Invitations/accueil:

• Constituer un fichier invité et faire le suivi avec les différents organismes (interne et externe)
• Garantir l’envoi d’invitations et le suivi des participations en temps quasi réel
• Alimenter et tenir à jour une base de contacts (Protocolaire)
• Proposer des plans de placement y compris protocolaires
• Organiser l’accueil des invités au Palais et, en tant que de besoin, en déplacement
• Utilisation de logiciels d’envoi d’invitation pour les différents évènements

Gestion des prestations et référentiels voyages:

• Centraliser toutes les réservations de billetterie (avions commerciaux ou train) , les locations de voiture, contractualiser avec les prestataires, actualiser les demandes
• Organiser l’hébergement, les prés et post acheminements aéroport/gare des délégations techniques

Coordination logistique:

• Recenser toutes les expressions de besoins logistiques des différents services
• Alimenter des outils de gestion de projet partagés (dossiers, agendas, logiciels…)
• Tenir un tableau de bord de soutien logistique
• Contribuer au suivi budgétaire des voyages officiels et voyage individuel (suivi financier)

Conditions particulières d'exercice

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE:

• Gestion logistique d’événements simultanés
• Maîtrise des outils bureautiques et en particulier d’Excel
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’anglais indispensable, une autre langue serait appréciée
• Expertise protocolaire (ordre de préséance…) appréciée

QUALITÉS REQUISES:

• Organisation, capacité à anticiper, à gérer l’imprévu et une grande disponibilité
• Rigueur et méthode
• Aptitude à travailler en équipe et en mode projet
• Respect de la confidentialité et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau
• Capacité d’adaptation et à travailler dans l’urgence

Présentation de Présidence de la République

Présidence de la République