Chargé de projet évènementiel H/F

La mairie de GUENANGE recherche un titulaire ou agent contractuel en CDD de 6 mois renouvelable pour occuper le poste de chargé de projet évènementiel. Missions principales :

• Concevoir et organiser les événements culturels et institutionnels de la commune (fêtes de ville, cérémonies, Estivales, animations diverses)
• Assister le responsable du pôle dans l'élaboration de la programmation culturelle
• Être l'interlocuteur unique entre la mairie et les associations locales
• Être le contact principal des équipes artistiques lors des Estivales
• Apporter un soutien administratif au responsable des salles et aux autres services dans l'organisation de leurs événements
• Assister la responsable de la bibliothèque

Organisation événementielle :

• Prise en charge des événements, organisation de réunions de coordination et techniques
• Devis et commandes du matériel nécessaire à l'organisation des événements
• Suivi des cérémonies et gestion des stocks de nourriture et boissons
• Suivi événementiel lors de chaque événement culturel de la ville
• Gestion des clés et ouvertures de salle lors des absences du responsable des salles
• Coordination de l'ensemble des intervenants : prestataires, artistes, services municipaux, bénévoles
• Établissement du plan d'organisation et de sécurité en lien avec les services compétents
• Veille réglementaire : normes ERP, autorisations de diffusion, règles d'hygiène et de sécurité
• En lien avec la DRH, proposer et organiser des animations de convivialité

Programmation et planification :

• Préparation des programmes événementiels mois par mois, des Estivales et de l'agenda théâtre
• Élaboration des fiches projet de chaque événement
• Rédaction des fiches techniques
• Animer l'agenda Outlook événements ville
• Rédaction du rétro-planning de chaque manifestation
• Évaluation des besoins en matière d'événementiel et force de proposition auprès du responsable de pôle

Relations artistiques et contractuelles :

• Accueil des équipes artistiques lors des Estivales
• Réaliser les contrats et bons de commande, gérer la logistique et les demandes des artistes
• Déclarations SACEM, SACD, GUSO
• Recherche, consultation et négociation avec les prestataires
• Participation aux réunions de préparation avec les partenaires et intervenants extérieurs

Médiation et communication :

• Actions de médiation culturelle
• Gestion de l'agenda sur le site internet de la ville et diffusion de la communication, en lien avec le service communication
• Participation à l'élaboration des supports de communication (affiches, flyers) en lien avec le service communication

Suivi administratif et évaluation :

• Suivi des projets et exécution du service
• Bilan chiffré des événements
• Suivi budgétaire des manifestations et respect des crédits alloués
• En lien avec le responsable de pôle, bilans qualitatifs et quantitatifs de chaque événement

Aide en Bibliothèque :

• Accueillir, informer et orienter le lecteur selon ses besoins.
• Participer à la mise en place et au classement des collections.
• Prise en charge de la gestion des prêts d'ouvrages.

Aide à la mise en place d'animations au sein de la bibliothèque.

Profil et conditions requises

Savoirs/connaissances

• Formation de niveau Bac+3 dans les domaines de la culture et de l'événementiel
• Connaissance des objectifs, interlocuteurs et enjeux de la culture sur le territoire
• Notions de gestion budgétaire
• Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et des partenaires locaux

Savoirs faires/compétences/techniques :

• Lire, comprendre et interpréter des plans, schémas, notices, dossiers techniques, consignes de sécurité.
• Être capable de s'adapter à des situations de travail différentes effectuer les meilleurs choix pour l'intervention