Chargé de l'accueil et des admissions H/F H/F

Sous la responsabilité du directeur d’établissement, l’agent d’accueil est chargé de :

1. Accueillir et assurer la gestion administrative des usagers de laMVR et du CRT:
   • Recevoir les demandes d’informations des visiteurs ;
   • Présenter et communiquer positivement sur la structure ;
   • Organiser l’admission en lien avec les autres services en s’assurant de la qualité de l’accueil réservé au futur usager ;
   • Gérer la liste d’attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier ;
   • Suivre les mouvements des personnes accueillies ;
   • Rédiger et traiter le courrier relatif aux admissions, sorties, modifications de séjours et autres gestions propre aux résidents ;
   • Contrôler et actualiser annuellement les dossiers d’admissions en lien avec le responsable financier ;
   • Suivre les réclamations des familles ;
   • Apporter conseils et aides aux personnes accueillies et aux proches.
2. Garantir le suivi de l’activité:
   • S’assurer du traitement rapide des demandes d’admission ;
   • Alerter la direction lors de délais trop importants pour la réfection des chambres ;
   • Remplir le tableau du taux d’occupation des chambres mensuellement.
3. Réaliser la facturation des usagers:
   • Réaliser la facturation des séjours des résidents et procéder à l’archivage des factures ;
   • Répondre aux sollicitations en lien avec la trésorerie ;
   • Etablir, mettre en œuvre et analyser avec le responsable Finances des tableaux de bord pour maîtriser les recettes ;
   • Identifier les dossiers administratifs à risque et en informer le responsable des Finances et la Direction.
4. Assurer la récupération des frais de séjour et contributions des personnes accueillies et des autres recettes:
   • Anticiper les risques d’admissions en non valeur ;
   • Travailler avec le responsable des Finances sur les risques d’impayés ;
   • Analyser mensuellement le tableau de la trésorerie sur les restes à recouvrer ;
   • Suivre les procédures en cas d’impayés afin de recouvrer les sommes dans les meilleurs délais ;
   • Remplir le tableau de suivi des actions entreprises pour le recouvrement des impayés.
5. Assurer l’accueil de la MVR et du CRT:
   • Assurer l’accueil physique et téléphonique ;
   • Accueillir le public sur place ou par téléphone ;
   • Renseigner le public sur place ou par téléphone ;
   • Gérer le courrier, diffuser l’information et la documentation.
6. Participer au Conseil de la Vie Sociale et contribuer à la bonne relation avec les usagers:
   • Réaliser le compte rendu des CVS ;
   • Diffuser les documents de la loi 2002-2 (livret d’accueil, charte des droits et libertés, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet d’établissement) ;
   • Garantir le respect des obligations de la loi 2002-2.