Chargé de Gestion Administrative et Financière - Conseil Departemental de la Somme H/F
Détail du poste
Sous l'autorité du chef de service construction, réhabilitation, adaptations et en étroite collaboration avec les conducteurs d'opérations, le ou la chargé(e) de gestion administrative et financière assure le bon déroulement des procédures financières et administratives des projets de travaux des sites et bâtiments départementaux, en lien avec les directions et services de l'administration départementale et avec les prestataires extérieurs.
Exécution financière des opérations
- Assurer les opérations de paiement et de calcul des révisions sur ls logiciel financier Grand Angle
- Assurer le suivi financier des dépenses : gestion et mise à jour des tableaux de suivi de chaque opération
- Préparer les décomptes généraux (DG) en relation avec les maîtres d'oeuvre
- Demander les versements des subventions allouées sur ses opérations
Gestion administrative des opérations en partenariat avec les conducteurs des opérations
- Contribuer à l'élaboration des dossiers de consultation avec le service des marchés publics y compris cohérence des documents établis et des procédures mises en oeuvre
- Etablir des notes et rapports liés à la consultation (I-parapheur)
- Après signature et notification, diffuser des marchés de travaux aux prestataires extérieurs (maîtres d'oeuvre, bureaux d'études...)
- Elaborer et gérer des ordres de services et des avenants
- Anticiper les procédures de réception avec préparation des procès-verbaux en relation avec les maîtres d'oeuvre
- Préparer les demandes d'actes d'urbanisme, les déclarations d'ouverture et de fin de chantier en partenariat avec les maîtres d'oeuvre
- Participer à la consultation de prestataires pour travaux ou services sur bons de commande (hors et sur marchés) y compris le suivi financier
- Gérer les marchés subséquents sur accords-cadres et les marchés simplifiés via la plateforme des marchés publics
Missions administratives
- Rédiger des propositions de rapport liées aux activités du service, à destination des instances départementales, et mise en oeuvre des décisions qui en découlent
- Assurer le suivi des autorisations de programmes (AP) et des autorisations d'engagement (AE) dans le respect de la réglementation financière du Département
- Assurer une expertise administrative et une aide rédactionnelle aux membres du service
- Mener une veille informationnelle des évolutions juridiques, jurisprudentielles, sur les pratiques et les outils dans les domaines finances, budget et marchés publics
- Assurer l'accueil téléphonique, le classement et l'archivage interne au service (papier et numérique) et procéder aux commandes des fournitures du service
- Assurer le traitement du courrier de la Direction de façon ponctuelle en alternance avec le service maintenance (en l'absence de la secrétaire de direction)
Le profil recherché
Contraintes du poste :- Disponibilité horaire en cas de surcharge ponctuelle de travail, notamment en période de clôture budgétaire- Polyvalence avec les assistantes administratives et financières du ServiceCompétences requises :Connaissances- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale- Connaissance des règles de la comptabilité publique et de la nomenclature M57- Connaissance détaillée des procédures du domaine d'activité- Connaissance du vocabulaire métier (guide de procédure adaptée, loi MOP, Code de la Commande Publique...) et du vocabulaire technique du bâtiment et des travaux - Maîtrise approfondie des outils informatiques : Word, Excel, Power Point, - Connaissance souhaitée du logiciel financier Grand Angle Aptitudes professionnelles- Maîtrise de la rédaction administrative et des principes budgétaires de comptabilité publique - Capacité à appliquer des procédures- Capacité d'organisation- Aptitude au suivi et au contrôleComportements professionnels - motivations - Rigueur et méthode- Bon relationnel- Sens du travail en équipe et en binôme (conduite d'opération technique)- Réactivité- Discrétion- Disponibilité- Dynamisme
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