Chargé de coordination Hospitalité & Visites

Au sein du service Hospitalité, vous occupez un rôle central garantissant l’excellence opérationnelle et la fluidité du parcours client. Véritable pivot entre les visiteurs, les équipes de guides et les services internes, vous assurez la coordination administrative, la gestion des réservations et la supervision quotidienne des activités de visite dans un environnement haut de gamme.

Accueil & Relation Client

• Assurer la gestion du standard téléphonique et de la boîte mail dédiée aux visites, avec un sens aigu du service et de la satisfaction client.
• Prendre en charge les demandes entrantes liées aux visites, organiser les rendez vous et accompagner les clients dans le choix de leur expérience.
• Gérer la boîte mail conciergerie et maintenir une communication proactive, personnalisée et qualitative.

Gestion des Réservations & Outils

• Administrer le logiciel de réservation (Regiondo) : création, modification, suivi et optimisation des plannings.
• Garantir la fiabilité des données et la mise à jour des outils internes (tableaux de bord, CRM, fichiers opérationnels).
• Superviser le reporting quotidien des visites : contrôle des chiffres, cohérence des volumes, analyse des écarts.

Coordination des Équipes de Guides

• Élaborer et ajuster le planning des guides en fonction des profils, des langues, des compétences et des besoins opérationnels.
• Attribuer les visites en veillant à l’équilibre des charges et à la qualité de l’expérience proposée.
• Assurer une coordination fluide des équipes et veiller au bon déroulement des activités de visite, grâce à une communication claire et structurée.
• Organiser les permanences du week-end dans un souci d’équité et de continuité de service.

Préparation & Suivi des Journées de Visite

• Préparer les feuilles de route quotidiennes et transmettre les informations nécessaires aux équipes.
• Vérifier et suivre les feuilles d’heures des guides, en lien avec les procédures internes.