Chargé d’Accueil et Gestion Administrative Proactive

MISSION GÉNÉRALE

Le(la) Chargé(e) d’accueil et de gestion administrative pilote et participe à la coordination de l’ensemble des dossiers administratifs de l’entreprise tout en gérant l’accueil physique et téléphonique.

POSITIONNEMENT

Rattachée hiérarchiquement à la Direction générale de l’entreprise, le(la) Chargé(e) d’accueil, de gestion administrative a des liens fonctionnels avec tous les autres membres de l’équipe: Coordinateur (trice) opérationnel (le), Responsables de formation, Équipes Recrutement, Équipe commerciale et Consultants externes.

MISSIONS

Le(la) Chargé(e) d’accueil, de gestion administrative a pour missions principales la gestion transversale des dossiers administratifs et l’accueil des clients. Pour cela, il/elle assure les activités suivantes:

· Accueil physique et téléphonique;

· Gestion du courrier;

· Gestion des salles(planification, recherche de salle, réservation…)

· Préparation des salles;

· Accueil des stagiaires et gestion des pauses-cafés;

· Gestion des stocks et commandes de consommables: fournitures, eau, café, viennoiseries, cartouches copieur, etc…;

· Mise à jour et gestion des sessions de formation sur le Carif-oref;

· Saisie et suivi des devis Kairos (formation continue);

· Logistique session FOAD (Zoom...)

· Assistance auprès des responsables de formation sur les dossiers de sessions (convocation, émargement, évaluation, etc…) via le logiciel dédié (GesCOF)

Mission(s) complémentaire(s):

· Promotion et vente de prestations;

· Prospection téléphonique et éventuellement physique sur le portefeuille prospects/clients confié ;

· Identification des besoins et rédaction des propositions commerciales en accord avec le supérieur hiérarchique;

· Alimentation de la base de données clients/prospects.

PROFIL ET COMPÉTENCES

· Titulaire d’un Bac +2

· Bonne maîtrise du pack office et des outils bureautiques

QUALITÉS CLÉS

· Capacité à travailler en équipe;

· Excellente capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse;

· Bon sens de l’organisation et de l’anticipation;

· Rigoureux (se), autonome, curieux (se) et réactif(ve);

· Bonne élocution (le téléphone n’est pas un obstacle pour vous);

· Être force de proposition(s)