Chargé d'accueil et administratif (H/F)

La résidence services seniors DOMITYS PEIRA ROSA Toulouse, quartier Purpan, recherche UN(e) CHARGE(e) D'ACCUEIL contrat Etudiant CDI, 20h/ semaine. Horaires de travail : 7h45-15h30 ou 14h - 20h

Dans ce cadre, un JOB DATING est organisé le 28/05 prochain. Pour pouvoir Y PARTICIPER (connaître le lieu, l'horaire, les modalités de réalisation), vous devez vous INSCRIRE (nombre de places limité) sur le site Mes Evènements Emploi : https://mesevenementsemploi.francetravail.fr/mes-evenements-emploi/evenement/661026/les-residences-seniors-domitys-recrute-toulouse

MISSIONS PRINCIPALES :

> Assurer des missions administratives et d'accueil de la résidence

> Participer aux activités SAP

> Appliquer les procédures de sécurité et de la démarche qualité

> Participer à la continuité de service et au développement de la résidence.

• ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET L'ACCUEIL
• Missions d'accueil :

Accueillir et renseigner les clients (accueil physique et téléphonique);

Orienter les personnes vers le bon interlocuteur de la Résidence;

Vérifier l'identité des visiteurs le cas échéant;

Distribuer la documentation;

Etablir et transmettre régulièrement à la Direction des tableaux de bord mis à jour concernant le nombre de repas, les inventaires, les fiches prospects.

Suivre le fonctionnement du système de téléassistance.

• Missions administratives :

Gérer - facturer et encaisser une réservation temporaire

Gérer le courrier (arrivée/départ) et le distribuer ;

Enregistrer et transmettre les réclamations clients;

Suivre les stocks;

Rédiger et actualiser divers documents, notamment : fichiers, affiches, notes, conventions de stages ou de partenariat, livret de bienvenue, organigramme, etc. ;

Connaitre et utiliser l'outil de suivi client, facturation et planification.

• GÉRER LES ACTIVITES SAP
• Connaître et appliquer la règlementation SAP / SAAD
• Assistance administrative à domicile :

Aider et accompagner les résidents dans leurs démarches administratives ;

Etablir les devis pour les demandes ponctuelles.

• Assistance informatique et internet à domicile :

Respecter les spécificités des clients ;

Aider à l'installation du matériel ou de l'environnement informatique, établir les connexions ;

Initier à la navigation internet et autres logiciels ;

Réaliser éventuellement un pré-diagnostic par téléphone en cas de panne, avant de se déplacer ;

Établir des devis pour les demandes ponctuelles et les planifier.

• Commande, livraison et traçabilité des prestations facturées.
• APPLIQUER LES PROCÉDURES DE SÉCURITÉ, D'HYGIÈNE ET DE LA DÉMARCHE QUALITÉ
• En cas d'assistance auprès des résidents, demander l'intervention des secours.
• S'inscrire pleinement dans la démarche qualité de l'établissement en la mettant en oeuvre dans son quotidien.
• Appliquer les pratiques professionnelles de bientraitance dans ses activités quotidiennes.
• Signaler immédiatement à la direction tout dysfonctionnement sur les matériels et équipements pouvant mettre en péril la sécurité au travail et/ou la démarche qualité.
• Effectuer le test des montres Vivago tous les trimestres.
• Connaître, comprendre et respecter la politique qualité Domitys et les objectifs liés.
• Mettre en œuvres des actions correctives.
• Connaître les objectifs d'amélioration fixés par la direction de la résidence et participer à la réalisation des plans d'actions.
• Respecter les règles de gestion documentaire.
• S'assurer de la disponibilité à son poste de travail des documents de référence à jour.
• Effectuer un contrôle des accès à la résidence et garantir ainsi la sécurité des clients.
• PARTICIPER A LA CONTINUITÉ DE SERVICE ET AU DÉVELOPPEMENT DE LA RÉSIDENCE
• En cas de nécessité de service, intervenir et aider les collègues des autres services dans l'accomplissement de leurs missions.
• Participer aux réunions pour lesquelles son expertise est nécessaire.
• Participer à l'organisation d'événements de promotion du