Chargé / Chargée d'accueil

Un(e) Chargé(e) d'accueil pour la Résidence Autonomie Les Dunes (Foyer Logement)

Vous assurez les missions principales suivantes :

Accueil physique et téléphonique du public (résidents, familles, visiteurs, intervenants, prestataires) :

• Accueillir le public, renseigner, orienter et rassurer ;
• Identifier, gérer la demande et son degré d'urgence ;
• Réceptionner, traiter et diffuser des informations ;
• Être à l'écoute des résidents et signaler toute situation particulière à la responsable de la Résidence ;

Secrétariat et suivi administratif de la Résidence :

• Gérer le courrier de la résidence et des résidents : enregistrement, distribution, envoi, classement, ;
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, courriers, notes de suivi ;
• Contribuer au suivi des dossier administratifs des résidents ;
• Mettre à jour les tableaux de bord, outils de suivi et documents internes ;
• Assurer la gestion des stocks de fournitures et autres achats d la résidence (commandes, devis, .) ;
• Gérer les dossiers des résidents (dossiers papiers et dématérialisés) ;
• Réaliser des travaux de bureautique ;
• Organiser le classement et l'archivage des documents ;
• Accompagner les résidents et/ou les familles dans les démarches administratives ;

Lien interne et coordination :

• Participer à l'organisation de la vie de la structure ;
• Relier les demandes des résidents aux équipes internes (animation, soignants, CCAS, .)
• Coordonner les inscriptions aux repas, animations, .
• Assurer une circulation fluide des informations et consignes,
• Signaler tout dysfonctionnement technique ou situation inhabituelle à la responsable ou Direction,
• Veiller au respect des règles d'accueil, de sécurité et de confidentialité,
• Respecter les consignes en cas d'alerte, d'urgence ou d'incident,

Vous assurez les missions annexes suivantes :

• Remplacement ponctuel des agents administratifs en leur absence et en fonction des nécessités de service.
• Possibilité de remplacé l'agent comptable en cas d'absence pour gérer les urgences comptables et d'effectuer la facturation des autres services.
• Participation ponctuelle à des évènements internes de la structure le week-end ou l'après-midi.

Votre profil :

• Connaissance des règles de base, du fonctionnement, des dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Qualités rédactionnelles et organisationnelles,
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle,
• Très bonne maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;
• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, outlook)
• Bienveillance, patience et diplomatie,
• Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement d'un public fragilisé ;
• Capacité à réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
• Polyvalence, adaptabilité et réactivité

Profil :

• Niveau Bac à Bac +2 dans l'administration, le secrétariat ou le domaine social souhaité.
• Débutant accepté
• Une expérience sur un poste similaire, la connaissance de la comptabilité publique et une formation dans le champ de l'action sociale seraient appréciées.

Poste à 17.5H heures/semaine à pourvoir pour le 1er mars 2027 pour un an avec possibilité de titularisation par la suite.

Possibilité de travail le week-end, les jours fériés et de remplacements ponctuels la nuit.

Rémunération : statutaire + régime indemnitaire + Tickets restaurants + CNAS + possibilité de logement moyennant financement + participation mutuelle et prévoyance + prime de mobilité douce

Contact : Fanny Le Bayon, Directrice du CCAS, par courriel : social@ville-quiberon.fr