CDI : Assist de gestion admin H/F

Ce poste est proposé dans le cadre d’un CDD d’un mois renouvelable.

Placé-e sous la responsabilité de la déléguée adjointe de la délégation Finance de la DIESE (Direction de l’Immobilier, de l’Environnement de Travail et des Services), vous contribuerez au traitement de l’ensemble des actes de gestion liés à l’activité approvisionnement pris en charge par la cellule.

Vous pourrez également être amené-e à participer à la mise en place progressive du service mutualisé dédié à ces actes de gestion : modélisation des contrats de marché, commandes automatisées, réceptions et factures, puis, dans un second temps, assistance aux directions pour la gestion des contrats hors marché.

Vos principales missions

• Être l’interlocuteur privilégié sur un portefeuille de directions opérationnelles ou sur un type d’approvisionnement
• Être le relais et le garant des procédures mises en oeuvre afin de garantir la sécurité financière des actions comme la formation continue des directions
• Instruire les demandes particulières sur des contrats complexes ou ponctuels des directions ou type de contrat dont vous aurez la charge
• Être force de propositions pour toute évolution permettant d’améliorer la qualité du service rendu par la cellule.
• Etablir des plannings de réception pour les rendre automatiques
• Traiter les demandes : créer les commandes non automatisées et contrôler le correct fonctionnement des commandes automatiques, ainsi que le délai de création, en conformité notamment avec les demandes des directions opérationnelles
• S’assurer de la correcte alimentation du système d’information de gestion via des contrôles réguliers
• Effectuer les réceptions non automatisées et contrôler le correct fonctionnement des réceptions automatiques, ainsi que le délai de réalisation, en conformité notamment avec les demandes des directions opérationnelles
• Participer à l’élaboration du reporting d’activité du périmètre traité (quantitatif et qualitatif)
• Contribuer à la mise en place de plans d’actions en cas de retard ou d’anomalie et les mettre en oeuvre