CDD I 89 I Un secrétaire (H/F)

La Fondation recrute, pour ses Accueils Educatifs en Auxerrois (MECS – Maison d’Enfants à Caractère Social et Service de Placement Educatif A Domicile), poste à temps complet (35 heures) en CDD pour un remplacement basé sur Auxerre.

Secrétaire d’Etablissement (H/F) / CDD 7 semaines (possible renouvellement)/ 1 ETP

Poste à pourvoir dès que possible

Sous la responsabilité du Directeur, en binôme, la secrétaire d’établissement veille et assure l’organisation administrative de l’établissement grâce à ses qualités organisationnelles et administratives. Elle ou il est l’interface entre les principaux interlocuteurs externes (familles, partenaires), les interlocuteurs internes, les équipes éducatives et la direction de l’établissement.

MECS: Habilitation à hauteur de 44 places.

PEAD : Habilitation à hauteur de 30 mesures

Missions principales

• Organisation administrative et vie de l’établissement.
• Gestion des dossiers des mineurs accueillis.

Missions détaillées

• Accueillir et orienter les visiteurs sur l’établissement.
• Assurer le standard téléphonique : filtrage, orientation des appels.
• Transmettre les messages (fax, mails, appels et messages téléphoniques) aux interlocuteurs concernés.
• Gérer le courrier (départ et arrivée) : réceptionner et enregistrer le courrier, trier, diffuser.
• Mettre en forme et imprimer des courriers et rapports divers.
• Gérer le stock et les commandes de fournitures de bureau et de fournitures scolaires.
• Créer et mettre à jour des documents administratifs (listes diverses).
• Imprimer les documents relatifs à la loi 2002-2 (livret d’accueil, projet d’établissement, règlement de fonctionnement) et veiller à la mise à jour des annexes.
• Classer et archiver les documents divers.
• Déclarer les sinistres des personnes et des biens, ainsi que les incidents liés aux enfants auprès des assurances.
• Mettre à jour le tableau d’affichage : offres d’emploi, affichage légal, vie de l’établissement.
• Suivre le parc automobile de l’établissement en lien avec les agents d’entretien.
• Renseigner et rechercher les informations pour le rapport d’activité de l’établissement.
• Gérer les transports des enfants : demande de devis, réservation autocar/taxis.
• Réceptionner et transmettre les dossiers d’admission des jeunes.
• Tenir le registre des enfants (entrées/sorties).
• Renseigner et scanner les informations concernant le dossier des jeunes dans le logiciel Nemo.
• Veiller à la mise à jour des informations du dossier des jeunes.
• Établir, via Nemo, la facturation mensuelle ou l’état de présence des jeunes et l’envoyer auprès des interlocuteurs concernés (service tarification du Conseil départemental et Direction Régionale après validation de la Direction).
• Suivre les dossiers scolaires des jeunes en lien avec les éducateurs : suivre et envoyer des bulletins, collecter et transmettre les certificats de scolarité.
• Suivre le dossier santé des jeunes en lien avec l’infirmière.
• Suivre les CMU et relancer auprès des référents ASE.
• Préparer les imprimés du dossier administratif du jeune (autorisation de sortie d’hôpital, autorisation de soins, autorisation d’opérer) à remettre aux parents au moment de l’admission.
• Suivre les échéances des décisions et envoyer les documents dans le respect des procédures et des délais.
• Suivre la constitution et le renouvellement des dossiers MDPH.
• Aider à la préparation des salles (réunions, APP, séminaires, formations, élections professionnelles…).
• Participer à l’organisation d’évènements ponctuels (portes ouvertes, forums emploi, speed dating…).
• Participer à la rédaction des rapports d’activité.

Profil recherché

• Titulaire d’un diplôme de type BAC / BAC +2.
• Titulaire du permis de conduire B (impératif).
• Sens de l’accueil, du travail en équipe.
• Sens de l’organisation, autonomie, flexibilité, fiabilité, sens des priorités.
• Respect des valeurs de la Fondation (Cf. Charte), du secret professionnel, confidentialité et discrétion.
• Polyvalence, adaptabilité, réactivité, aisance relationnelle.
• Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office), des logiciels métier.
• Aptitude à la rédaction.

Modalités de candidature

• Poste à pourvoir dès que possible en CDD de 7 semaines (renouvelable) dans le cadre d’un arrêt maladie
• Rémunération selon indice CCN66 en fonction du diplôme requis et de l’ancienneté dans le poste.
• Congés trimestriels

Poste basé à Auxerre (89)

Dans le cadre de notre politique diversité, nous étudions à compétences égales toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.

Les données collectées pourront être réutilisées pour d’autres recrutements au sein de la Fondation, responsable de traitement pendant 18 mois, sauf opposition de votre part. Elles sont conservées en clair par nos soins durant cette période. Néanmoins, il est conseillé de postuler à tout offre susceptible de correspondre à vos compétences.

Elles ne sont en aucun cas cédées à un tiers.

Conformément aux dispositions légales, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition pour motif légitime. Vous pouvez les exercer, sous réserve de la fourniture d’une pièce justificative d’identité, auprès du service Ressources Humaines aux coordonnées suivantes :