Cadre en charge des secrétariats médicaux 100% - Mobilité interne

Mission

Dans le cadre de ses fonctions, le cadre en charge des secrétariats médicaux assure l’encadrement, la coordination et l’animation des équipes de secrétaires médicales de son périmètre. Il contribue à la structuration, à l’optimisation et à l’évolution des organisations de secrétariat, en lien étroit avec le responsable des secrétariats médicaux, les cadres en charge des secrétariats médicaux et les directions fonctionnelles. A ce titre, ses missions s’articulent autour des volets suivants :

Encadrement des secrétariats

• Organiser l'activité des secrétaires médicales au sein des services ou du pôle : hiérarchisation des activités, recentrage sur le cœur de métier
• Adapter et répartir les ressources humaines en fonction de l'activité en conciliant qualité de service rendu aux usagers et efficience organisationnelle
• Suivre les indicateurs de charge de travail pour ajuster les moyens alloués
• Gérer les absences (congés, RTT, maladie) et assurer le suivi des plannings
• Assurer la circulation fluide des informations entre la Direction et les services
• Organiser l’accueil, l’intégration et le tutorat des nouveaux agents, ainsi que l’encadrement des stagiaires
• Identifier les besoins collectifs en formation et en assurer le recensement en lien avec le CSS du pôle et le chef de pôle
• Assurer la création, la mise à jour et l’archivage des fiches de poste
• Superviser la gestion des archives du secrétariat en lien avec l’UCDM
• Planifier et coordonner les remplacements d’été : analyse des besoins et organisation des renfort
• Gérer les habilitations aux outils métiers des agents en fonction de leur affectation via GLPI
• Assurer la suppléance entre cadres en cas d’absence
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique de retour et maintien dans l’emploi des agents
• Planifier et assurer les entretiens professionnels et de formation via le logiciel métier GESFORM
• Suivre les agents contractuels en lien avec la DRH : évaluations, renouvellements, fins de contrat

Évolution des organisations et développement des bonnes pratiques, outils et méthode

• Participer à l’état des lieux des organisations et outils en place dans les secrétariats médicaux
• Élaborer et mettre en œuvre des projets d’optimisation : harmonisation des pratiques, réorganisation si besoin et animation de réunions d’équipes
• Contribuer à l’intégration et à l’amélioration des outils numériques dans le Dossier Patient Informatisé et à l’adaptation des méthodes de travail
• Participer aux projets institutionnels thématiques : dématérialisation, digitalisation des parcours médico-administratifs, simplification des parcours (guichet unique)
• Proposer et co-construire un plan pluriannuel d’amélioration de la performance des secrétariats, intégré au projet d’établissement
• Piloter des expérimentations organisationnelles dans une démarche de conduite du changement
• Participer et contribuer aux projets de pôle

Pilotage RH et Gestion des effectifs

• Contribuer à la gestion des mensualités de remplacements
• Participer à la constitution du vivier de candidats : analyse de CV, organisation de tests bureautiques, lancement du recrutement auprès de la DRH
• Participer à la gestion de la mobilité interne : diffusion des postes vacants, analyse des candidatures, organisation des entretiens, notifications aux candidats
• Assurer le suivi des mouvements de personnel (arrivées, départs, mobilités, remplacements, contrats)
• Réaliser et contrôler les écritures dans EVRH et le suivi administratif des situations individuelles (affectations, modifications de quotité de temps de travail)
• Maintenir à jour les tableaux de bord RH et accompagner les décisions de l’encadrement

Au regard de la nature du poste, ces missions et activités sont appelées à évoluer en fonction des objectifs et priorités du pôle. Leur validation et leur priorisation sont assurées par le responsable des secrétariats médicaux et le Directeur Adjoint du Pôle Politique Sociale.

Profil recherché

Compétences

• Organisation et fonctionnement d’un établissement de santé et de la Fonction Publique Hospitalière
• Organisation et fonctionnement des secrétariats médicaux
• Réglementation relative aux droits des usagers, au secret professionnel et à la protection des données de santé
• Réglementation en matière d’archivage des dossiers médicaux
• Terminologie médicale et techniques de secrétariat médical
• Principes de codification des actes et de valorisation de l’activité
• Principes de management et de gestion des ressources humaines
• Méthodologie de conduite de projet et d’accompagnement du changement
• Démarche qualité et gestion des risques

Savoir-faire

• Recueillir, trier et analyser les informations utiles à la décision
• Synthétiser des données complexes pour produire des analyses exploitables et fiables
• Réaliser des études de charge de travail pour ajuster les moyens aux besoins
• Argumenter ses choix auprès des interlocuteurs et les convaincre
• Accompagner les services dans les évolutions organisationnelles
• Encadrer et animer une équipe
• Proposer des actions concrètes et innovantes en lien avec les priorités de performance, qualité, organisation
• Maîtriser la réglementation hospitalière, les démarches qualité (BlueKanGo, GLPI, ENNOV) et les outils (EVRH, CHRONOTIME)
• Maitriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (DX Image, GLIMS, Crossway, Lifen)