CABMIN - Secrétaire gestionnaire courrier section de la correspondance citoyenne et institutionnelle

Identifiant (email, de type )

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

CABMIN - Secrétaire gestionnaire courrier section de la correspondance citoyenne et institutionnelle

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Personnel du bureau du cabinet

Intitulé du poste

CABMIN - Secrétaire gestionnaire courrier section de la correspondance citoyenne et institutionnelle

Vos activités principales :

Le titulaire du poste est chargé de l’enregistrement des courriers, de leur numérisation, de l’expédition des accusés de réception et des réponses aux courriers et ponctuellement d’opérations de publipostage.

La caractéristique première de ce poste est la grande diversité des tâches à accomplir du fait d'une nécessaire polyvalence dans le service : soutien des autres sections du service de la correspondance, remplacements possibles auprès du secrétariat du chef du BDC et des secrétariats des membres du cabinet.

D’autres missions pourraient être ajoutées, selon les besoins du service.

Il convient donc à un agent appréciant particulièrement le travail en équipe et la diversité des tâches administratives.

Votre environnement professionnel :

• Il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel ;
• Il prépare et assure le suivi budgétaire du cabinet et du bureau du cabinet ;
• Il assure la sécurité des réseaux pour le compte du cabinet et la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques du cabinet ;
• Il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;
• Il prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la Médaille de la sécurité intérieure ;
• Il gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;
• Il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère (100 000 plis mensuel à l'arrivée et au départ) en liaison avec la Poste ;
• Il assure une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres du cabinet ou par les sections de la correspondance ;
• Il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et le cas échéant, du/des cabinets rattachés (soit environ 290 agents).

Composition et effectifs du service :

Le service de la correspondance est composé de 67 agents dont la cheffe de service, attachée principale, et son adjointe, attachée principale, et 6 attachés, chefs de section.

Liaisons hiérarchiques :

• Chef de section, attaché principal d'administration
• Adjointe au chef de section, attachée d’administration
• Chef du service de la correspondance, attachée principale
• Adjointe au chef du service de la correspondance, attachée principale d’administration.
• Cheffe du bureau des cabinets, conseillère d'administration
• Adjointe à la cheffe de bureau, attachée principale.

Liaisons fonctionnelles :

• Autres sections du bureau des cabinets
• Directions administration centrale
• Préfectures

Conditions particulières d'exercice :

• Rigueur, polyvalence, adaptabilité et réactivité.
• Adaptation à un nouveau logiciel de traitement des courriers.
• Contraintes : une permanence tournante est assurée quotidiennement, jusqu'à 18h00, par l'équipe des gestionnaires.
• Durée attendue sur le poste : 3 ans
• Télétravail possible sous réserve des nécessités de service.

Descriptif du profil recherché :

• Compétences en informatique - bureautique : niveau pratique requis
• Connaissance de l'environnement professionnel : niveau pratique requis
• Capacité à travailler en équipe : niveau maîtrise requis
• Capacité d’organisation : niveau maîtrise requis
• Sens des relations humaines : niveau pratique requis
• Capacité d’adaptation : niveau maîtrise requis
• Bonne préparation pour le concours de secrétaire administratif.

Informations complémentaires :

Localisation administrative : Bureau des Cabinets - Place Beauvau 75008 PARIS

Emploi fonctionnel :

Autre domaine fonctionnel :

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

Fondement juridique du recrutement :

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique (Fondement 2° de l’article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)

Télétravail possible

Localisation du poste :

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Bureau des cabinets - Place Beauvau - Paris 8

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

Marie-Hélène PAUZIES, cheffe service de la correspondance :

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Place Beauvau / Cabinet DGPN – 11 rue des Saussaies 75008 PARIS