CABMIN - Chef/fe de la section de la correspondance citoyenne et institutionnelle (H/F)

Vos activités principales:

Le responsable de la SCCI, sous l’autorité de la cheffe du service de la correspondance et de son adjointe, assure le traitement de l'ensemble des correspondances adressées au ministre/ aux ministres délégués par les particuliers, les associations, les institutionnels, les anciens élus, les membres des cabinets ministériels et toute personne dont le courrier ne relève ni de la section de la correspondance des élus et des ministres ni de la section des affaires réservées et de l’analyse des courriers ainsi que de tout courrier pouvant lui être attribué.

• s’assure du bon déroulement des process observés par l’équipe concernant l’analyse des courriers, leur enregistrement et leur expédition à flux tendu;
• il veille en particulier aux délais de traitement des courriers, notamment ceux signalés par les cabinets et à la maîtrise des stocks pouvant se constituer; il doit notamment être en capacité de fixer des priorités;
• pilotage en lien avec son adjoint de l’activité de la section et mise en place et suivi d’indicateurs d’activité et de performance, ces indicateurs s’inscrivant dans le cadre du pilotage exercé par la cheffe de service et son adjoint;
• anime une équipe composée d’un adjoint, de catégorie A, de 11 rédacteurs de catégorie B et de 9 secrétaires gestionnaires de catégorie C, participation aux recrutements au sein de la section en lien avec la cheffe de service et son adjointe;
• accompagne ses collaborateurs dans l’exercice de leurs missions et les aide à monter en compétences;
• valide les choix proposés résultant de l’instruction des courriers: réponses directes ou transmission à l'autorité compétente ;
• vérifie la fiabilité de l'ensemble des éléments des dossiers: qualité formelle et contenu en opportunité, avant transmission aux autorités concernées ;
• accompagnement au changement de l’équipe dans le cadre du passage à une nouvelle version de l’outil de traitement des courriers MAARCH, capacité à proposer et mettre en œuvre des évolutions organisationnelles liées aux flux de courriers à traiter, à une meilleure fiabilisation dans leur traitement ou liées à des demandes spécifiques des cabinets
• accompagnement au changement et est force de proposition dans le cadre d’actions à mener, liées à la modernisation du service: dématérialisation, polyvalence, mutualisation entre les équipes.

Composition du service

La section fait partie du service de la correspondance, composé de 60 agents dont la cheffe de service, attachée hors classe, et son adjointe, attachée principale, et 5 attachés, 23 secrétaires administratifs et 31 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

• Adjointe à la cheffe du service de la correspondance, attachée principale,
• Cheffe du service de la correspondance, attachée hors classe,
• Adjointe à la cheffe du BDC, attachée hors classe
• Cheffe du BDC, CAIOM

Liaisons fonctionnelles

Sections du BDC, directions administration centrale, préfectures.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:Ce poste comporte un aspect managérial et relationnel important, au regard du nombre de collaborateurs et d’interlocuteurs principalement en interne au ministère. Force de proposition attendue pour faire évoluer les procédures en terme de dématérialisation et de simplification. Discrétion, disponibilité, réactivité et capacité d’adaptation. Astreintes certains week-ends (1 week-end tous les 3-4 mois) .Code(s) fiche de l’emploi-type: ADM002ACodes SAA et SAO:SAA: SC SAO: SC

Profil recherché

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau maîtrise requis
• Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir
• Avoir des compétences juridiques niveau maîtrise requis

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis
• Savoir s'organiser: niveau expert requis
• Avoir l'esprit de synthèse: niveau maîtrise requis
• Savoir analyser: niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger: niveau maîtrise requis

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter: niveau expert requis
• Savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
• Savoir communiquer: niveau maîtrise requis

Autre: Bonne culture générale et goût pour l’actualité

Présentation de Fonction Publique de l'Etat

Cabinet Ministre