Assistante – secrétaire juridique

Dans un cabinet d’avocat de 2 avocats, spécialiste en droit du travail, ambiance calme et agréable, nous recherchons une Assistante – Secrétaire juridique pour un CDD de remplacement de 6 mois du 1er février au 31 juillet 2027

Votre mission

• . Accueillir les clients ;
• · Gestion des appels téléphoniques : transmission des appels et prise de messages complets (répondeur et appels entrants) ;
• · Gestion des mails : préparer les réponses éventuelles en projet (répondre aux demandes administratives des clients) / imprimer et mettre dans le parapheur ;
• · Gestion des courriers : scanner (si convocation, jugement, etc.) et mettre dans le parapheur ;
• · Gestion de l’agenda (Outlook et Gmail) ;
• Préparation des dossiers avant le rendez-vous client ;Gestion des fournitures ;· Classement et archivage ;
• · Dépôt du courrier à la poste ;
• · Frappe sous dictée.

Missions comptables :

• · Coordination de la relation avec le comptable :
• o Transmettre les ventes (factures émises) et les banques (les encaissements) chaque mois par mail accompagné du tableau Excel (édité par le logiciel KLEOS) ;
• o Transmettre les achats (les charges) sur la plateforme DEX.
• Classement des justificatifs comptables (dossier papier) ;
• · Création des factures d’honoraires selon les instructions de l’avocat ;
• · Création des factures des sous locataires
• · Enregistrement et suivi des règlements clients ;
• · Relance des factures impayées.

Missions juridiques :

• · Créer et ouvrir les dossiers clients (dossier papier et logiciel KLEOS) ;
• · Numériser et classer les pièces dans le dossier physique et numérique ;
• · Préparer les courriers / mails destinés aux clients, confrères et juridictions selon les instructions de l’avocat.
• · Effectuer les relances nécessaires auprès des clients pour obtenir les pièces / documents manquants, les conventions d’honoraires, les règlements etc. ;
• · Effectuer les relances concernant les documents, conventions et règlements
• · Mettre en forme les conclusions, requêtes, courriers et tous autres actes selon les instructions de l’avocat ;
• · Relire et vérifier la présentation et les pièces des dossiers ;
• · Assurer le suivi des procédures (exemple requête a bien été transmise, si les conclusions adverses ont été reçues) ;
• · Suivre les dates d’audience, renvois, délais et échéances procédurales
• Préparer les dossiers d’audience (pour l’avocat) et les dossiers de plaidoirie (à envoyer seulement si c’est devant la Cour d’Appel) ;

Gestion des décisions :

• o Signifier les décisions ;
• o Demander l’attestation de notification ;
• o Calculer l’honoraires de résultats ;
• o Calculer les intérêts au taux légal
• o Suivre l’exécution par la partie adverse / commissaire de justice ;
• o Préparation des autorisations CARPA ;
• o Lever le certificat de non-appel ou de non-pourvoi.

Gestion du RPVA :

• o Créer une déclaration d’appel ;
• o Transmettre les conclusions, le bordereau de pièces et les pièces communiquer ;
• o Signifier une décision entre avocat.

Gestion de la CARPA :

• o Ouverture de dossier ;
• o Demande du Rib Carpa ;
• o Assurer le transfert des fonds.

Compétence

• · Excellente maîtrise des outils bureautique (Word, Excel et Outlook) et du logiciel KLEOS ;
• o Word : indispensable pour la rédaction et la mise en forme des documents juridiques.
• o Excel : tableaux de suivi des facturations et des règlements, édition du temps passé (les dossiers au temps passé).
• o Outlook : gestion des emails et calendriers.
• · Excellente maîtrise du droit social, du RPVA et de la CARPA ;
• · Maîtrise du vocabulaire juridique ;
• · Capacité à identifier et classer les pièces d’un dossier ;
• · Capacité à suivre plusieurs procédures simultanément ;
• · Gestion des priorités et des délais ;
• · Savoir informer l’avocat des demandes ou difficultés nécessitant son intervention.

Le profil recherché

• o BAC +2 : BTS SAM Support à l’action Managérial (anciennement Assistante Manager)
• o DUT Carrière juridique