ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE - SERVICE UPUMI (F/H)

Mission générale

Traiter et coordonner les opérations et informations médico-administratives

Missions permanentes

• Relire, saisir, corriger et imprimer les comptes rendus d’hospitalisation, de courriers de consultation et de courriers administratifs divers
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
• Assister au staff dans la mesure du possible
• Planifier les rendez‑vous en consultation si suivi
• Répondre au téléphone et traiter les demandes des interlocuteurs
• Réceptionner les fax: résultats de biologie à transmettre aux médecins, rdv d’examens aux IDE et médecins
• Scanner les documents donnés par les médecins dans les dossiers informatiques patients
• Gérer les dossiers médicaux: archivage de différents documents (courriers, examens, CRH…)
• Gérer les dossiers en lien avec la direction des usagers
• Transmettre les dossiers médicaux en réponse aux demandes des patients
• Faire la programmation des hospitalisations: demande des examens, coordination des dates, information du patient
• Collaborer à la continuité du secrétariat, notamment pendant les congés ou absences diverses avec les secrétaires médicales du DAU.
• Descendre les dossiers papier aux archives

Missions ponctuelles

• Réservation de la salle de staff pour besoin du service ou d’autres services demandeurs
• Gestion des réclamations en concertation avec l’équipe médicale, l’encadrement et la direction des relations avec les usagers
• Dans le cadre de la communication du dossier médical à la demande du patient: reproduction et envoi des documents à communiquer

Profil recherché

QUOTITE DE TRAVAIL 100%, 7h30 ou 07h36

HORAIRES DE TRAVAIL

• Amplitude horaire 08h17h
• Horaire de l'agent: 09h16h36
• RTT à poser dans le cycle régulier du travail

COMPÉTENCES REQUISES

• Maîtriser les outils du SIH: ORBIS, STARE, MEDIWEB, GILDA, GDM
• Maîtriser l'outil informatique: Internet, Intranet, Word, Excel, Power Point
• Rédiger et mettre en forme des notes, des documents
• Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou des informations
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Travailler en équipe
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Adapter son comportement, la pratique professionnelle a des situations critique
• Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc…) et en résumer les points clés, en faire une synthèse
• Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Logiciels institutionnels: ORBIS, GILDA, GDM – MEDIWEB
• Connaissance de l'environnement hospitalier
• Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l'archivage.

QUALITES PROFESSIONNELLES

• Discrétion
• Sens des responsabilités
• Curiosité intellectuelle
• Rigueur
• Sens de l'organisation
• Sens de l'initiative
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Sens de la communication
• Disponibilité, assiduité, ponctualité

PRE-REQUIS

Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou concours de secrétaire médical.