Assistante Médico administrative - secteur Ophtalmo/ORL/Chir Maxillo faciale/Onco dermato - H/F

Le Poste

UN POSTE d'Assistante médico administrative à temps non complet 50 % est à pourvoir dans le secteur des consultations ophtalmo/ORL/chir maxillo faciale/onco-dermato au sein de notre établissement à compter du 13 juillet 2026.

Activités spécifiques au poste

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements ...)
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens ...)
• Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Tenue à jour du dossier patient
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Savoir-faire

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Travailler en autonomie et en équipe, en relation avec de multiples interlocuteurs
• Faire preuve de rigueur dans l’identification
• Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
• Trier et diffuser courriers, dossiers et documents médicaux
• Classer et archiver dossiers, documents médicaux et résultats d’examens
• Se tenir au courant de l’évolution des techniques de secrétariat

Compétences spécifiques

• Droit des patients
• Respect du patient et sens de l'éthique : neutralité de jugement et bienveillance pour les patients
• Communication / relations interpersonnelles :
• Capacité à communiquer au sein d'une équipe pluridisciplinaire
• Respect de ses collègues de travail et des autres professionnels
• Respect des règles collectives
• Esprit d'équipe : écoute, échanges d'idées et de pratiques, sentiment d’appartenance au groupe pluri professionnel
• Sens des responsabilités
• Rigueur dans l’organisation du travail
• Réactualisation des compétences
• Sens de la communication
• Respect des règles d’hygiène
• Polyvalence attendue sur les missions

Savoir Être

• Maîtrise de soi, patience, écoute, faire preuve de diplomatie avec ses interlocuteurs
• Capacités relationnelles
• Discrétion
• Réactivité
• Ponctualité
• Adaptabilité, disponibilité

Relations Professionnelles

Liens hiérarchiques :

• Directeur d’établissement
• Cadre Administratif (N+2)
• Coordonnatrice des secrétariats médicaux (N+1)

Liens fonctionnels :

• Coordinatrice des secrétariats

Equipes médicales des unités, les Cadres de santé, les autres secrétariats et les équipes paramédicales

• Contacts directs et permanents avec les usagers
• Relations fréquentes avec l'ensemble des services hospitaliers
• Relations avec tous les agents de l’établissement

Profil Recherché

Etre titulaire du diplôme de secrétaire médicale

Conditions d’exercice

Horaires

• Horaires : 08h00-11h45 par roulement du lundi au vendredi
• Astreintes / gardes : non
• Travail dimanches et jours fériés : non
• Contraintes particulières : répartition des absences (CA, RTT, FE, …) conformément à la réglementation et aux nécessités de service

Conditions Générales

• Port de la blouse obligatoire
• Tenue correcte et adaptée exigée

Facteurs de pénibilité

Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public