Assistante Médico-Administrative – Laboratoire

INTITULE DU POSTE

GRADE: Assistant(e) médico-administrative / Secrétaire médicale

FONCTION: Secrétaire au laboratoire

AFFECTATION: Pôle Médecine– Site des Feugrais

CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT

Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente

Expérience en secrétariat médical souhaitée

Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir

CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE

Coordinatrice des secrétariats médicaux: Mme FONTAINE

Adjointe à la coordination: Mme LEGOUEST

Chef de Pôle: Docteur BRUNG LEFEBVRE

Encadrement: Cadre de Pôle: Mme LEJEUNE

Cadre d’unité: Mme COUSIN

QUOTITE DE TEMPS

100%

BASE HORAIRE ANNUELLE

1575 heures (sur la base de 100% de jour, selon OAT annuelle)

AMPLITUDE HORAIRE

7h30 à 17h30 ---- présence 8h/jour dont 30 min de repas

Repos fixe samedi – dimanche

CONDITIONS PARTICULIERES

Temps partagé entre les différentes activités selon les besoins et les charges de travail.

MISSIONS GENERALES

Assurer le fonctionnement du secrétariat du laboratoire. Est notamment chargée de la gestion administrative des dossiers et contribue à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.

MISSIONS SPECIFIQUES

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des consultants et de leurs accompagnants (prise de rendez‑vous, donner les renseignements nécessaires...), ainsi que des représentants ou techniciens des fournisseurs extérieurs
• Etre l’interface entre les biologistes et les prescripteurs
• Réceptionner les demandes d’analyses biologiques
• Saisir les analyses prescrites sur le logiciel, ou valider les prescriptions connectées.
• Dispatcher les échantillons dans le laboratoire
• Gérer les analyses à envoyer dans les laboratoires extérieurs (veiller à la conformité des prélèvements, joindre les renseignements utiles, conditionner les échantillons...). S'assurer du retour des résultats, si besoin, réclamer auprès des laboratoires.
• Saisir les résultats des envois extérieurs, avant relecture par un biologiste
• Editar les comptes‑rendus, les faire signer, faxer si besoin.
• Mettre sous enveloppe, trier pour envoi aux consultants et prescripteurs
• Commander les tubes, flacons et imprimés auprès des laboratoires extérieurs
• Commander les fournitures de bureau et les consommables informatiques
• Assurer le suivi statistique des consultations
• Gérer les modifications d’identité et les doublons informatiques
• Vérifier les factures des envois extérieurs
• Assurer l’encadrement des stagiaires

Profil recherché

COMPETENCES

CONNAISSANCES THEORIQUES

• Vocabulaire médical, analyses biologiques

SAVOIR FAIRE

• Gérer les dossiers et le secrétariat avec rigueur et méthode
• Organiser et prioriser la gestion des tâches confiées
• Maîtriser les outils informatiques (EXCEL, WORD, outils institutionnels...)
• Connaître et respecter les procédures
• Respecter les consignes d’hygiène, de sécurité et d’élimination des déchets
• Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe

CAPACITES LIEES A L’EMPLOI

• Souci permanent d’un accueil de qualité des patients, des familles, des professionnels.
• Sens du travail en équipe
• Dynamisme
• Rigueur
• Ponctualité
• Disponibilité
• Discrétion
• Respect des règles de confidentialité
• Capacité à prendre des initiatives
• Autonomie
• Responsabilité
• Capacité d’adaptation