ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE EN RHUMATOLOGIE F/H

Description du poste

Le poste est une fonction administrative – assistance secrétariat, secrétariat – au sein du Département Médico-Universitaire 3ID (DMU 3ID) du Groupe hospitalier APHP Sorbonne Université, au sein du service de Médecine Interne, Immunologie, Maladies Infectieuses et Tropicales, Rhumatologie, Dermato‑Allergologie.

Métier

Autres fonctions administratives - Assistantat secrétariat - secrétariat.

Intitulé du poste

Type de contrat

Titulaire ou CDI.

Rémunération

Selon grille indiciaire.

Présentation du service

Le Département Médico-Universitaire 3ID est spécialisé dans la filière des patients atteints de pathologies immunologiques, infectieuses, inflammatoires et dermatologiques. Les spécialités du DMU 3ID sont : Médecine Interne et Immunologie, Maladies Infectieuses et Tropicales, Rhumatologie, Dermato‑Allergologie, centres d’évaluation et de traitement de la douleur, et la consultation PASS et l’UNISS sur le site Pitié Salpêtrière.

Le service se compose de 4 AMA, 2 SH, 15 IDE et 9 AS. L’équipe propose un Hospitalisation De Semaine (HDS) avec deux salles de 19 lits et une Hospitalisation Conventionnelle (HC) de 10 lits, ainsi qu’une activité de consultation externe et d’hospitalisation de jour.

Missions générales

Traiter et coordonner les opérations et informations médico‑administratives. Assurer le secrétariat du chef de service.

Missions permanentes

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation du public et des patients.
• Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels.
• Transmission des informations aux équipes et aux différents intervenants.
• Gestion et préparation des consultations.
• Saisie, relecture, correction, mise en page des CRH et courriers de consultation, impression et envoi.
• Saisie et mise en forme de divers documents.
• Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations.
• Gestion des dossiers médicaux (archives, autres services et autres hôpitaux) et copie de dossier médical.
• Gestion de l’agenda et du courrier des médecins.
• Réception, tri et répartition des résultats d’examens et du courrier.
• Classement des examens complémentaires et scannage des documents médicaux sur ORBIS.
• Gestion des tableaux de service des médecins (Chronos).
• Gestion de l’enseignement (étudiants du service, étudiants de la faculté – DU/DIU).
• Organisation des réunions de service, du Pr Fautrel et Dr Foltz.
• Relation avec les secrétariats de la direction, chefs de service et personnel de la faculté.
• Participation au tutorat des nouveaux arrivants.
• Actualiser et perfectionner ses connaissances par la formation continue dispensée au sein du service, de l’établissement et de l’institution.
• Participer aux audits dans le cadre de la démarche qualité.
• Collaboration avec les autres professionnels du service.
• Développer ses connaissances sur les pathologies du service afin de gérer les urgences et relayer les informations aux médecins.

Profil recherché

Compétences requises

• Organisationnelles, relationnelles et techniques en lien avec la fiche métier.

Savoir-faire requis

• Connaissance de l’environnement hospitalier.
• Connaissance du vocabulaire médical, des droits du patient, de la règlementation de l’archivage.
• Savoir créer une relation de confiance avec les patients et leur entourage.
• Savoir travailler en équipe interprofessionnelle.
• Savoir analyser, trier et synthétiser les informations.
• Savoir utiliser les outils informatiques institutionnels : ORBIS, GDM, CARESTREAM, VOCALSOFT.
• Savoir utiliser les outils bureautiques WORD, EXCEL, POWER POINT.

Savoir-être requis

• Écoute, communication, empathie, éthique professionnelle, discrétion.
• Implication dans l'organisation du service, prise d’initiative, sens du collectif et des responsabilités. Réflexivité sur ses pratiques.

Pré-requis

• Titulaire d’un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou avoir réussi aux épreuves du concours de secrétaire médicale.

Gestion de la prévention des risques professionnels

• Formation Manutention des charges (risque troubles musculo‑skeletaux).
• Mise à disposition de matériel adapté (risque dû au travail sur écran).

Formations à la sécurité et à la santé liées au travail

• Formation à la prévention des Troubles Musculo‑Squelettiques.

Formations pour habilitation ou attestation de compétence

• Oui
• Non
• Si Oui, précisez

Gestion individuelle des expositions aux risques professionnels

• Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP – Oui / Non.
• Si Oui, précisez.

Surveillance médicale

• Être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
• Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Horaires de travail

07h30 ou 07h36 (9h‑16h30). Repos les samedis et dimanches et jours fériés. Amplitude horaire entre 8h30 et 17h. RTT à poser dans le cycle régulier du travail.

Les avantages de l'AP-HP

• Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versées en juin et décembre).
• Supplément familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge.
• Accès à une offre de formation continue conséquente.
• Prime d’installation : 1947 € nets au cours de la 1ère année de stage pour les nouveaux diplômés.
• Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité.
• Possibilité de parking.
• Places de crèche disponibles (politique de zéro refus).
• Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l’indice).
• Prestations AGOSPAP (CE) : accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent.
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…).
• Chèques emploi‑service CESU AP-HP.

Localisation du poste

France, Île-de-France, Paris (75)

Ville

Hôpital Pitié‑Salpêtrière – Paris 13 (GHU Sorbonne)

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (13ème arrondissement), l’hôpital de la Pitié‑Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C’est l’hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio‑vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d’organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.