Assistante en Gestion Administrative - Dfvu H/F

Overview

La Direction de la Formation et de la Vie universitaire (DFVu) met en œuvre la politique de Formation et de Vie universitaire décidée par la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU), du Conseil Académique (Cac) de l'UTTOP. Elle assure les missions de pilotage pédagogique, de service aux étudiant·es, d'appui aux décisions stratégiques de l'université, de participation de l'UTTOP aux instances régionales et nationales liées à la Formation et à la Vie universitaire.

Missions du poste

• Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l'instruction, le suivi et la réalisation d'actions.
• Assister la direction dans l'organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers.
• Participer à la gestion des systèmes d'information, des applications métiers et des plateformes de candidatures.

Activités principales

• Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVu
• Assister la direction de la DFVu dans l'ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, compte rendu, …)
• Contribuer à l'organisation et planification d'événements
• Participer à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité
• Assurer l'archivage et la traçabilité des documents administratifs
• Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l'activité de la DFVu
• Saisir des commandes et ordres de mission
• Collecter et traiter les données et documents nécessaires à la justification financière de projets
• Communiquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, …)
• Mettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord
• Archiver des documents
• Appui à la gestion des systèmes d'information et des plateformes
• Participer à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outils internes)
• Contribuer à l'administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster, etc.)
• Recueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.)
• Participer à l'harmonisation et à la formalisation des procédures administratives

Activités associées

• Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires
• Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service
• Venir en appui des autres pôles de la direction à l'occasion de situations ou d'événements particuliers

Compétences requises

• Connaissances (savoir)
  • Connaître le milieu de l'enseignement supérieur et les acteurs institutionnels
  • Connaître le public estudiantin et ses problématiques
  • Connaître les acteurs et partenaires du milieu universitaire
• Compétences opérationnelles (savoir-faire)
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, et les outils bureautiques
  • Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données
  • Élaborer et mettre en œuvre des procédures de gestion propres au domaine d'activité
  • Savoir organiser et planifier ses activités, et gérer son temps
  • Adapter son comportement aux différents publics
• Compétences comportementales (savoir-être)
  • Travailler en équipe
  • Capacité d'écoute
  • Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse
  • Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte
  • Être rigoureux, consciencieux
  • Faire preuve de discrétion
  • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
  • Faire preuve de polyvalence et de réactivité