Assistante du Secrétaire Général

Identifiant (email, de type )

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistante du Secrétaire Général

Description du poste

Vos activités principales :

Assister le secrétaire Général dans l’organisation quotidienne de son travail.

Gestion de l’agenda :

• mettre à jour quotidiennement les 2 agendas ( assistante + électronique partagé);
• éditer quotidiennement l’agenda du lendemain et préparer la chemise des dossiers du lendemain;
• prévoir de façon pro‑active les réunions préparatoires nécessaires;
• prévoir la gestion globale des déplacements du Secrétaire Général (réservations hôtelières, trains ou chauffeur);
• participer aux réunions relatives aux emplois du temps du corps préfectoral;
• tenir le Secrétaire Général informé de toutes les modifications apportées;
• anticipation des conflits d’agenda en collaboration avec les secrétariats du corps préfectoral;
• planification des réunions avec les services internes et les services extérieurs (Élus, collectivités, services de l’État, entreprises etc.)

Gestion transverse des liens entre le Secrétaire Général et les services, les élus et les agents :

• demande aux services et suivi des dossiers nécessaires au préfet et/ou au SG pour réunions et entretiens (établir un agenda de suivi/réclamation)
• anticipation et contrôle des dossiers du Préfet du Secrétaire Général;
• réponse rapide aux demandes d’élus, en contactant les services si besoin (notamment en cas d’absence du SG)
• rédaction de courriers et courriels informatifs;
• suivre les dossiers du Secrétaire Général et savoir alerter sur les échéanciers de gestion des dossiers des services (en interne comme en externe);

Gestion téléphonique :

• mise en relation avec le Secrétaire Général;
• analyse et filtrage des appels (déterminer si l’appel peut être géré par le service concerné);
• informer le Secrétaire Général de tous les appels (information écrite si SG absent);

Gestion, suivi de la boîte fonctionnelle (mails) du Secrétaire Général et transmission aux services concernés pour information et/ou pour action;

Coordination et suivi du fonctionnement de la résidence du Secrétaire Général (interventions, représentations régulières, etc.…) et suivi des crédits affectés au Secrétaire Général;

Polyvalence avec les autres secrétaires et assistant(e)s du corps préfectoral (remplacement régulier).

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Discrétion,
• Rigueur,
• Disponibilité horaire,
• Qualités relationnelles,
• Missions télé-travaillables

Préfète de la Haute-Marne: Régine PAM: (secrétariat)

Secrétaire Général de la Préfecture: Guillaume THIRARD: (secrétariat)

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

• Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise
• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise
• Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique

Savoir-faire

• Savoir s'organiser : niveau expert requis
• Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
• Savoir négocier : niveau pratique requis
• Savoir rédiger : niveau pratique requis

Savoir-être

• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
• Savoir accueillir : niveau expert requis
• Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis

Activités du Secrétariat Général

L’assistant(e) du Secrétaire Général traite ses contacts, organise ses réunions, rédige des courriers et constitue des dossiers, traite des dossiers ponctuels et assure le suivi des affaires réservées.Le secrétariat assure l’accueil téléphonique et, au besoin, l’accueil physique.D’une façon plus générale et dans la limite de ses attributions, il concourt par son action auprès du Secrétaire général à la bonne exécution de ses missions.

Composition et effectifs :

Liaisons hiérarchiques :

Le Secrétaire Général

Liaisons fonctionnelles :

Le corps préfectoral. Directions et agents de la préfecture, sous-préfecture et des services de l’État, personnes et services extérieurs, élus.

Durée attendue sur le poste :

3 à 5 ans

Critères candidat

Documents à transmettre

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

2° de l’article L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Préfecture de la Haute-Marne

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture de l'Essonne - Evry-Courcouronnes - DDETS 91
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels