ASSISTANT(E) DE GESTION (H/F)

1. Intitulé du poste

Assistant(e) de Gestion

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2. Finalité de l'emploi

L'Assistant(e) de Gestion assure le traitement et le suivi des opérations administratives, comptables et de gestion courante de l'entreprise.

Il/Elle contribue à la fiabilité des données de gestion, à la continuité des flux administratifs et au bon fonctionnement des processus internes, en appui direct à la Directrice Administrative et Financière, dans un environnement de PME.

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3. Relations de travail

Relations internes :

• Directrice Administrative et Financière (hiérarchique)
• Direction opérationnelle
• Services techniques et commerciaux

Relations externes :

• Clients
• Fournisseurs
• Prestataires
• Interlocuteurs administratifs

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4. Description des activités significatives

4.1 Gestion administrative et comptable

• Réaliser la création et la mise à jour des tiers (clients, fournisseurs).
• Enregistrer et maintenir les données administratives associées.
• Émettre les devis et factures clients conformément aux procédures.
• Saisir et contrôler les commandes fournisseurs.
• Traiter et vérifier les factures fournisseurs (conformité, rapprochement, suivi).
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

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4.2 Suivi de gestion

• Contrôler la facturation récurrente en début de période.
• Participer aux opérations de clôture mensuelle (collecte et saisie des données).
• Contribuer à la comptabilisation des charges liées aux contrats.
• Produire des tableaux de suivi simples à destination de la DAF.

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4.3 Gestion des stocks et flux

• Assurer le suivi administratif des mouvements de stock (entrées/sorties).
• Enregistrer et contrôler les flux liés aux achats et livraisons.
• Contribuer à la fiabilité des données de stock.
• Participer aux opérations d'inventaire.

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4.4 Gestion des demandes et suivi

• Enregistrer et suivre les tickets ou demandes internes et externes.
• Coordonner leur traitement jusqu'à résolution.
• Assurer la traçabilité des actions réalisées.

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4.5 Accueil et support administratif

• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des appels entrants.
• Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations.
• Rédiger et traiter les correspondances administratives courantes.

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5. Responsabilités exercées et latitude d'action

Responsabilités exercées

L'Assistant(e) de Gestion :

• Assure la fiabilité et la conformité des données administratives et comptables saisies.
• Réalise les opérations de gestion dans le respect des procédures et délais définis.
• Contrôle la cohérence des informations traitées et signale les anomalies.
• Contribue à la continuité des flux de gestion (achats, ventes, stocks).
• Participe à la qualité du suivi administratif et financier de l'entreprise.

Il/Elle est responsable de la bonne exécution des activités confiées, sans responsabilité de décision stratégique ou financière.

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Latitude d'action

• Organise son activité quotidienne en fonction des priorités définies.
• Applique les procédures et règles de gestion en vigueur.
• Prend des initiatives dans le traitement des opérations courantes (relances, corrections simples, priorisation).
• Alerte la DAF en cas d'écart, d'anomalie ou de situation inhabituelle.

Il/Elle agit dans un cadre défini et soumet toute situation non standard ou à enjeu à validation hiérarchique.