Assistante de Direction - Administration & Coordination H/F

Administration & comptabilité

• Gestion de la facturation et des refacturations
• Suivi de la comptabilité courante sur Pennylane et avec notre cabinet comptable
• Suivi des factures fournisseurs, rapprochements et paiements
• Gestion des cotisations des agents
• Interface avec l'expert-comptable et suivi des échéances comptables et fiscales.

Coordination & fonctionnement des agences

• Être un interlocuteur privilégié des agents commerciaux pour leurs sujets administratifs
• Assurer le lien entre les agents, la Direction et les différents partenaires
• Gérer les prestataires : recherche, devis, contrats, renouvellements et suivi
• Prendre en charge les imprévus et les sujets du quotidien
• Participer à l'organisation des réunions, événements et de la vie des agences de Biarritz et Bordeaux.

Organisation & amélioration continue

• Structurer et faire évoluer les process internes et l'organisation documentaire
• Administrer les accès et l'arborescence Drive
• Mettre en place de nouveaux outils
• Identifier les possibilités d'automatisation et intégrer progressivement l'IA dans nos méthodes de travail
• Créer et suivre les tableaux de bord et outils de pilotage nécessaires à la Direction.

Conformité

• Suivi des cartes professionnelles, dossiers SOCAF, TRACFIN, RGPD et médiation
• Veille réglementaire et mise à jour des procédures internes.