Assistante d'opérations

Description du poste

• Assurer le suivi des relations clients : réception, traitement et archivage de l’ensemble des correspondances clients via la GED et le module “Suivi des courriers”.
• Garantir la qualité et la réactivité du service opérations : respect des délais de réponse (7 jours pour un courrier, 48h pour un e-mail) et formulation de réponses claires et pédagogiques.
• Gérer les Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA) : envoi des devis, suivi des accords ou abandons, relances, paiements et archivage systématique.
• Assurer la communication régulière avec les clients sur l’avancement du chantier, les visites de cloisons, pré-livraisons et livraisons, en coordination avec la Direction des Opérations et la maîtrise d’œuvre d’exécution.
• Participer à l’organisation des visites et à la préparation des livraisons : convocations, constitution des dossiers de livraison, élaboration du carnet numérique et obtention des documents réglementaires (DPE, assurances, etc.).
• Suivre la mise en concurrence et la désignation des syndics : préparation des courriers, suivi des convocations et organisation des pré-assemblées générales.
• Assurer la mise à jour et la fiabilité des données dans les outils internes : saisie des intervenants, marchés, validations, quitus et attestations.
• Gérer les procédures administratives liées aux chantiers : préparation et archivage des demandes de numérotation postale, gestion des contrats prestataires et concessionnaires.
• Garantir la bonne tenue documentaire du suivi de chantier : intégration des comptes rendus, avis BC/SPS, attestations d’avancement et pièces de réception dans la GED.
• Contribuer à la coordination entre les services internes (Commercial, Comptabilité, Contrôle de gestion, Opérations) pour assurer la continuité et la conformité des informations transmises.