Assistante / Assistant de Direction - Secrétariat Direction Soins & Parcours F/H

Le CH de Thuir recherche une/un Assistante / Assistant de Direction pour le Secrétariat de la Direction des Soins et Parcours.

Poste à temps plein.

Amplitude horaire 8h-17h30.

Rémunération basée sur les grilles de la Fonction Publique Hospitalière.

Niveau Bac+2 minimum MISSIONS :

• Fonctionnelles :
• Relation directe avec la Direction Soins et Parcours et les Cadres Supérieurs de Santé
• Organisation évènementielle :

préparation des réunions et gestion des agendas

• Coordination entre les différents services (DRH, services de soins, organismes extérieurs) :

suivi des effectifs soignants, réponse aux agents, etc.

• Préparation du recrutement des soignants :

recueil et enregistrement des candidatures, rédaction des courriers de réponse, convocation aux entretiens, gestion des visites externes etc.

• Participer à la vie de l'établissement et à son rayonnement :

visite de la certification,

• Représentation du Centre Hospitalier :

Devoir de réserve et de confidentialité envers les données traitées,

• Accueil des intervenants extérieurs (étudiants, patients, agents, organismes, représentants de l'Etat),
• Partenariat avec des organismes de formation (IMFSI, IFAS, IRTS, ARM etc.)
• Etablit un contact direct avec les membres de la hiérarchie.
• Le métier s'exerce en étroite collaboration avec la Direction Soin et Parcours.

Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'établissement, de l'extérieur ou du chef d'établissement.

• Coordination des services :
• Transmissions et relais d'informations précises avec tous les interlocuteurs du CHT
• Travail en collaboration avec les services :

correspondance courante, accueil physique et téléphonique

• Polyvalence avec le secrétariat de la DRH :

agendas, enregistrement et distribution du courrier, RDV, réunions, parapheurs, accueil physique et téléphonique, etc.

• Suivi et traitement des demandes :

stages internes ou externes, demandes de RDV, rencontres et réunions, etc.

• Filtrage des communications téléphoniques
• Préparation organisation des réunions et rédaction des comptes rendus (convocation, préparation de dossiers, réservation de salles, PV...),
• Organisation des stages paramédicaux :

Préparation des conventions, des imprimés de vaccinations règlementaires, planifications et travail en réseau :

contact permanent avec les centres et instituts de formations IMFSI, IRTS, IFAS, ARM etc.

• Gestion administrative :
• Diffusions des documents institutionnels :

gardes paramédicales, comptes rendus, invitations, etc.

• Rédaction de courriers institutionnels :

affectations, accords de stage, courriers divers visés par la hiérarchie, etc.

• Prise de note et rédaction de notes, rapports et procès-verbaux lors des différentes réunions,
• Synthèse de données à caractères confidentielles :

rapports d'activités, bilan de fin d'année, statistiques, etc.

• Préparation de données, diaporamas et autres documents relatifs aux prises en soins et management
• Mise en forme de document et de courrier divers en fonction des besoins de la Direction Soin et Parcours
• Organisation des RDV et gestion les emplois du temps
• Distribution et gestion du courrier aux différents services
• Gestion administrative de l'intranet de la Direction Soin et Parcours avec diffusion de documents en ligne et comptes rendus (gardes paramédicales)
• Commandes de fournitures et vérification de la conformité des livraisons
• Préparation des attestations et documents relatifs au personnel soignant :

courrier de soutien

• Contrôle des signatures des chartes HUBLO par les agents * Coordination des instances de la Direction Soins et Parcours :
• Suivi des projets en cours au sein de l'établissement
• Assistance et suivi d'évènements spécifiques (journées Ethique, Groupe de travail, certification HAS )
• Commission des Soins Infirmiers et de Rééducation Médico-Technique :

Préparer les élections, organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et PV.

• Assemblée des Cadres :

Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR

• CP2S :

Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR

• Rédaction des rapports d'activité et des bilans de fin d'année.
• Coordination Médico-Administrative :

lien entre les services, cadres de santé, plannings, stagiaires, etc.

COMPETENCES ATTENDUES :

• Compétences relationnelles
• Sens de l'équipe
• Devoir de réserve et de confidentialité
• Bonne organisation
• Rigueur professionnelle
• Capacité à gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses
• Excellentes compétences rédactionnelles (fond et forme)
• Habilité en informatique
• Disponibilité et flexibilité dans les horaires selon impératifs de service CV et Lettre de motivation sont à envoyer à l'adresse mail suivante :

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CDD;CDI;Détachement;M...