Assistante / assistant de direction / à la direction générale (H/F)

Présentation de l’ARS de la Réunion

Créée le 1er janvier 2020, l’Agence Régionale de Santé de La Réunion est chargée du pilotage et de la mise en œuvre de la politique de santé en région. Elle se substitue, pour La Réunion, à l’ARS Océan Indien. Sous tutelle des ministres chargés de la santé, de l’assurance maladie, des personnes âgées et handicapées, c’est un établissement public doté de l’autonomie administrative et financière.

La présentation de l’agence et de ses missions est accessible sur le site de l’agence: L’ARS la Réunion

L’intégralité des organigrammes de l’ARS LA REUNION sont accessibles sur le site de l’agence au lien suivant: Organigrammes

Missions du poste

Deux assistants de direction sont positionnés à la direction générale de l’ARS, sous l’autorité du directeur général et du directeur général adjoint. Ils partagent leurs activités afin d’assurer la continuité du service. Des dossiers peuvent être confiés de manière privilégiée à l’un ou l’autre.

Pour le compte de la direction générale:

• Organisation et suivi des agendas du DG et du DGA
• Planification des déplacements, et organisation logistique des DG et DGA
• Organisation des réunions
• Accueil téléphonique et physique de la direction générale
• Réception, enregistrement et répartition du courrier «arrivé»
• Suivi et gestion des courriers «départ» et des dossiers signalés
• Gestion des différentes messageries fonctionnelles
• Tenue de l’annuaire des partenaires en lien avec les directions de l’agence
• Constitution des fonds de dossiers ou élaboration de notes préparatoires pour le DG et le DGA.
• Rédaction de courriers, compte rendu, décisions.
• Contribution à la préparation des visites officielles
• Suppléance mutuelle (avec l’autre assistant) lors des absences

Il apporte son concours à l’autre assistant pour l’organisation et la rédaction des comptes-rendus des COMEX, Conseil d’administration, si besoin en lien avec les assistants des autres directions.

Pour le compte du service «pilotage des politiques de santé et de formation»:

• Soutien ponctuel à l’organisation des réunions
• Appui ponctuel sur certains dossiers

Spécificités du poste / Contraintes/ risques

• Contrainte horaire importante nécessitant un ajustement des horaires d’arrivée et de départ entre les deux assistants
• Nécessité de souplesse dans les horaires en fonction de l’actualité
• Télétravail possible dans le respect de l’accord télétravail de l’agence

NB: comme tous les postes de l’ARS Réunion, ce poste est ouvert à la candidature des travailleurs handicapés et des emplois réservés défense.

Profil recherché

Qualifications requises: Poste susceptible d'être vacant Cadre C de la fonction publique, typeadjoint administratif, équivalent niveau 4 pour les personnels de droit privé sous convention collective de l'Assurance Maladie.

Compétences requises sur le poste:

• E= expert: L’agent doit savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d’autres agents et être référent dans le domaine
• M= maîtrise: L’agent met en œuvre la compétence de manière régulière, peut corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat
• A= application: L’agent doit savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, et savoir repérer les dysfonctionnements
• N= notions: L’agent doit disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances

• Environnement institutionnel et administratif: M
• Politiques publiques en santé et leurs acteurs: A
• Bureautique, classement, archivage: M

Savoir-être

• Réactivité: M
• Sens des responsabilités: M
• Sens du service public: M
• Autonomie: M
• Sens des initiatives: M
• Adaptabilité professionnelle, polyvalence: M
• Rigueur: M
• Sens de l’organisation: E

Savoir-faire

• Sens de la confidentialité: E
• Rigueur dans l’ exécution des missions: M
• Analyse et rédaction: M
• Planifier: M
• Organisation et traçabilité: M

CONTACTS

Pour tous renseignements complémentaires ou pour toutes difficultés, veuillez écrire à l’adresse:

Présentation de Agence Régionale de Santé la Réunion (Ars la Réunion)

Agence Régionale de Santé La Réunion (ARS La Réunion)