Assistante administrative - VILLE (H/F)

Assurer l’accueil et les tâches administratives de l’établissement.

• Accueil physique et téléphonique des publics, des usagers et des enseignants ;
• Edition, gestion et acheminement de la correspondance interne comme externe ;
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents physiques et numériques ;
• Gestion des plannings des salles, de l’agenda du conservatoire, des présences des élèves et des enseignants ;
• Information par sms, mail et téléphone des responsables légaux de tout changement imprévu dans la scolarité ;
• Édition de tout document, à caractère administratif comme relatif à la scolarité ;
• Saisie et suivi des dossiers dans les bases de données du progiciel de scolarité ;
• Préparation des dossiers d’examens ;
• Édition et gestion des contrats et frais de déplacements des membres de jury ;
• Mener des enquêtes et établir des rapports statistiques propres au service ;
• Édition et suivi des supports physiques comme numériques de communication de l’établissement ;
• Édition des supports physiques de communication à l’aide de progiciels ;
• Établir des échanges constants avec les enseignants, la direction de l’établissement et les services de la collectivité ;
• Participer aux réunions organisées par le service, la Direction ou la Ville.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Avoir le goût et le sens de l’accueil en présentiel, par mail comme par téléphone ;
• Faire preuve de bonnes qualités relationnelles ;
• Faire preuve de rigueur, anticipation et d’organisation ;
• Bonne connaissance des procédures administratives et du service ;
• Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, …) ;
• Maîtrise des techniques de recherche documentaire ;
• Bonne connaissance de la gestion de l’information ;
• Maîtrise du classement et de l’archivage ;
• Maîtrise des outils informatiques de bureautique (word, excel, power point en particulier) ;
• Maîtrise du logiciel de scolarité et de l’intranet Ville ;
• Maîtrise de progiciels de Publication Assistée par Ordinateur (Photoshop Eléments en particulier) ;
• Être ponctuel et disponible.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

A 1 heure de Lausanne, 2 heures de Lyon et 3 heures de Paris par le TGV, la Communauté de Communes du Grand Pontarlier, regroupant 10 communes dont la Ville de Pontarlier, bénéficie à la fois d'un cadre de vie agréable dans le département le plus vert de France et d'un grand dynamisme économique, rythmant la vie de ses 28 000 habitants.