Assistante administrative - VALSERHONE (H/F)

Assurer le secrétariat général, le suivi administratif, financier et pédagogique du conservatoire, contribuer à l’accueil des usagers et accompagner la direction dans la mise en œuvre du projet d’établissement.

Missions principales

Assistance de direction

• Gestion de l’agenda du directeur.
• Préparation et suivi des réunions.
• Rédaction de courriers, comptes rendus et notes administratives.
• Gestion des dossiers administratifs et archivage.
• Suivi des décisions et échéances.

Gestion administrative des usagers

• Accueil physique, téléphonique et numérique des familles et élèves.
• Information du public sur les cursus, inscriptions et manifestations.
• Gestion des inscriptions et réinscriptions.
• Suivi des dossiers administratifs des élèves.
• Gestion des listes d’attente et des affectations.

Suivi pédagogique

• Mise à jour du logiciel de gestion du conservatoire.
• Élaboration et diffusion des emplois du temps.
• Organisation des examens, auditions et évaluations.
• Préparation des jurys et convocations.
• Suivi des absences élèves et enseignants.

Gestion financière et comptable

• Établissement et suivi des devis.
• Suivi des recettes liées aux inscriptions.
• Contrôle des factures.
• Suivi budgétaire de premier niveau.
• Relations avec les services financiers de la collectivité.

Organisation des manifestations

• Participation à l’organisation logistique des concerts, auditions, spectacles et actions culturelles.
• Réservation des salles.
• Gestion des inscriptions aux événements.
• Coordination administrative avec les partenaires.

Communication

• Mise à jour des supports de communication.
• Gestion des affichages.
• Participation à l’animation du site internet et des réseaux sociaux de la collectivité.
• Diffusion des informations aux familles et enseignants.

Activités complémentaires

• Participation ponctuelle aux manifestations en soirée ou le week-end.
• Renfort administratif auprès du pôle culture / événementiel
• Contribution aux démarches qualité et au projet d’établissement.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Savoirs:

• Fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance du secteur de l’enseignement artistique appréciée.
• Techniques administratives et bureautiques.
• Règles de gestion des données personnelles.

Savoir-faire:

• Maîtrise des outils bureautiques.
• Qualités rédactionnelles.
• Gestion simultanée de plusieurs dossiers.
• Organisation d’événements.
• Utilisation de logiciels métiers de conservatoire.

Savoir-être:

• Sens de l’accueil et du service public.
• Discrétion professionnelle.
• Rigueur et autonomie.
• Diplomatie.
• Esprit d’équipe.