Assistante administrative Pôle Petite Enfance - MAIRIE DE LINGOLSHEIM (H/F)
Accueillir, orienter et informer les familles.Assurer le suivi administratif des dossiers des famillesGérer la facturation et la régie Famille.Seconder le secrétariat du pôle enfance
Assurer la gestion administrative du pôle petite enfance:
- Réceptionner et suivre les appels téléphoniques, les courriers, les courriels de la Petite Enfance (externes et internes)
- Classer et archiver tous types de documents (papier et numérique)
- Établir les ordres de mission pour les déplacements des professionnels
- Gérer l’agenda en ligne du Pôle Petite Enfance
- Gérer le répertoire des partenaires et des fournisseurs du PPE
- Avertir la société de surveillance pour les réunions en dehors des horaires d'ouverture du service
Gérer la logistique du Pôle Petite Enfance: documentation, fournitures, commandes…
Gérer les abonnements des revues professionnelles et des magazines pour enfants
Elaborer des documents internes à la Petite Enfance (procédure, tableaux de bord…) et en assurer la mise à jour
Accueillir, informer, orienter les familles vers les Maisons de l’Enfance, le RPE et le LAEP
Prendre les rendez-vous du guichet unique Petite Enfance.
Traiter les demandes des familles et analyser leur besoin avec la directrice Enfance et Famille
Constituer et mettre à jour le dossier unique de l’enfant (revenus, situation familiale… sur le logiciel AGORA, archivage)
Centraliser, saisir et gérer les pré-inscriptions et les admissions (logiciel AGORA…)
Préparer les commissions d’attribution des places et assurer le suivi (constitution des dossiers, courriers réponse…)
Commander les repas destinés aux enfants des multi-accueils et au personnel des services municipaux et vérifier les factures des prestataires
Participer aux réunions direction du Pôle Petite Enfance
Gérer les demandes de stage en collaboration avec le service des Ressources Humaines
Activités complémentaires
Remplacer l'assistante de gestion administrative du pôle enfance en son absence
Profil recherché
SAVOIR:
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook…)
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance du règlement du Pôle Petite Enfance
SAVOIR FAIRE
- Rédiger et mettre en forme une note, une lettre, un courriel
- Organiser et gérer son temps, savoir anticiper
- Communiquer avec les familles
- Transmettre des informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Hiérarchiser les demandes et gérer les urgences
- Bonne expression écrite et orale
- Méthode, rigueur, organisation
SAVOIR ETRE
- Discrétion, diplomatie
- Autonomie, initiative et réactivité
- Politesse, qualités relationnelles
- Disponibilité, ponctualité
- Bonne présentation générale
- Sens de la communication, de l’écoute et du relationnel
- Capacité d’adaptation
- Sens du travail en équipe