Assistante Administrative P.30

Raison d'être du poste :
Assurer la gestion administrative des aides relevant du service.
L'assistante de gestion administrative recueille et traite toutes les demandes d'aides légales et extra-légales reçues par les partenaires internes et/ou externes. Elle gère et actualise une base d'information ; elle vérifie la validité des informations traités ; elle utilise l'outil informatique et les logiciels de gestion ; elle tient à jour les documents imposés par les dispositions légales et réglementaire.
L'assistante de gestion administrative assure l'accueil physique et téléphonique selon les besoins du service.
L'assistante de gestion administrative garantit la gestion de l'information, classement et l'archivage des documents : elle réceptionne enregistre et vérifie les informations transmises ; elle prépare les dossiers pour les différentes commissions ; elle trie, classe et archive les dossiers.
L'assistante de gestion administrative assure la planification et le suivi : elle prend et organise les rendez-vous de la responsable du service ; elle assure l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver une salle, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc…)

SAVOIR-ÊTRE (compétences comportementales)
Ce sont les qualités personnelles attendues au quotidien :
Professionnalisme
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Sens du service public
• Rigueur et fiabilité
Relationnel
• Aisance dans la communication (orale et écrite)
• Sens de l'accueil et du contact
• Travail en équipe et coopération
Organisation
• Autonomie
• Gestion des priorités
• Réactivité et adaptation aux imprévus
CONNAISSANCES (savoirs)
Les connaissances théoriques et techniques nécessaires :
Connaissances administratives
• Fonctionnement de la fonction publique (procédures, hiérarchie, règles)
• Règles de gestion administrative (courriers, dossiers, archivage)
Connaissances juridiques de base
• Notions de droit administratif
Outils informatiques
• Suite bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
• Logiciels métiers (SIRH, gestion de courrier, bases de données)
• Maîtrise d'Internet et de la messagerie professionnelle
SAVOIR-FAIRE (compétences pratiques / techniques)
Les capacités opérationnelles attendues dans le poste :
Gestion administrative
• Rédiger des documents (courriers, notes, comptes-rendus)
• Assurer le suivi de dossiers et de plannings
• Traiter et classer des documents
• Gérer l'accueil physique et téléphonique
Organisation et coordination
• Planifier des réunions (convocations, réservation de salles, ordre du jour)
• Tenir des agendas
• Prioriser les tâches et gérer plusieurs demandes simultanées
Traitement de l'information
• Collecter, vérifier et mettre à jour des données
• Produire des tableaux, statistiques ou comptes rendus
• Saisir et mettre en forme des documents et rapports