ASSISTANTE ADMINISTRATIVE F/H (Nouvelle fenêtre)

Sous la hiérarchie de la responsable ressources, vous assurez les missions d’assistanat et de secrétariat de direction au sein d’un service composé de 9 urbanistes et 2 cheffes de projet. Vous garantissez la continuité administrative du service et la fluidité des échanges internes et externes dans un environnement nécessitant réactivité, polyvalence et sens de l’organisation.

Gestion du secrétariat

• Assister la directrice dans l’organisation quotidienne : gestion des agendas, accueil téléphonique, coordination des réunions ;
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers ;
• Actualiser les tableaux de suivi et veiller à la bonne circulation de l’information ;
• Assurer l’interface avec les secrétariats d’élus, les services internes et les partenaires externes ;
• Suivre les sollicitations des usagers (mails, appels, visites) ;
• Préparer les réunions récurrentes : ordres du jour, documents associés ;
• Organiser et suivre l’archivage.

Assistanat du service opérationnel

• Préparer les dossiers thématiques et les ordres du jour pour les urbanistes et cheffes de projet ;
• Rédiger et suivre les courriers, notes et documents opérationnels ;
• Contribuer à la mise en place d’outils de travail collaboratifs ;
• Participer à l’organisation des évènements : accueil de délégations, partenaires, déplacements (ordres de mission).

Appui à la responsable ressources

• Suivre les congés et titres de transport ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi RH ;
• Actualiser les dossiers individuels des agents.

Ce que l'on recherche

• Vous possédez une solide maîtrise des procédures administratives ainsi que d’excellentes qualités rédactionnelles, indispensables pour la rédaction, la mise en forme et la relecture des courriers et des notes ;
• Vous disposez également d’une bonne aisance avec les outils informatiques, qu’il s’agisse des logiciels bureautiques (Word, Excel, Teams…) ou de l’utilisation d’un logiciel métier ;
• Vous faites preuve d’une grande rigueur et savez travailler efficacement en équipe, y compris dans des contextes de forte sollicitation ou d’urgence ;
• Votre capacité à gérer le stress, associée à une autonomie affirmée, vous permet de mener vos missions avec fiabilité et constance.
• Enfin, vous exercez vos fonctions avec sens de la réserve et discrétion professionnelle, garantissant un traitement confidentiel des dossiers et des informations sensibles.

Ce que l'on vous propose

• Un cycle de travail au choix :
  • 35h
  • 36h30 donnant droit à 9j de RTT
• Du télétravail possible selon les postes : 1j/semaine après 3 mois sur le poste
• Des primes collectives en juin et décembre
• Une participation de la Ville à la mutuelle de santé (labellisation)
• Une politique active de formation
• Une excellente accessibilité avec une prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun ou un Forfait « Mobilités Durables » : 200€ par an si usage du vélo ou de la trottinette
• Un restaurant municipal situé à l’Hôtel de Ville avec des tarifs attractifs
• Une allocation vacances pour les enfants
• Un comité des œuvres sociales (équivalent comité d’entreprise) : billetterie, évènements, chèques vacances, chèque cadeau Noël…
• Pool de véhicules à disposition pour les déplacements professionnels (voitures, vélos et trottinettes électriques) …

La ville de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination et vise à diversifier ses recrutements.

Titre : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE F/H

Type de recrutement : Emploi permanent

Ville : LILLE CEDEX

Pôle : Urbanisme, Aménagement et Logement (UAL)

Cadre(s) d'emplois : Adjoints administratifs territoriaux

Grade(s) : Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 1ère classe ; Adjoint administratif principal de 2e classe

Date prévisionnelle d'embauche : 01/10/2026