Assistante administrative et technique (H/F) H/F
Assistante administrative et technique (H/F) H/F
Identifiant (email, de type )
Domaine d'activités et famille de métier
Description du poste
Domaine d'activités et famille de métier
Intitulé de poste (modifiable)
Assistante administrative et technique (H/F) H/F
Nature du contrat
Durée du contrat
6 mois
Temps de travail
Temps partiel-4/5 du temps
Description de l'entreprise
Office public de l’Habitat du Morbihan
Un(e) Assistante administrative et technique (H/F)
Contrat à durée déterminée – 6 mois
Poste basé à Vannes
Temps de travail : 80 % ETP
Le Morbihan est un territoire attractif, à fortpotentiel et aux enjeux majeurs.
Pour relever les défis sociaux, écologiques et démographiques des prochaines décennies, Morbihan Habitat, apporte au quotidien, au plus proche du terrain, et en respectant les spécificités de chaque territoire, des réponses opérationnelles en matière de construction de logements sociaux, gestion locative, services de proximité et accompagnement social, entretien et réhabilitation du patrimoine, accession à la propriété, aménagement urbain et construction d’équipements publics.
Notre vocation est d’apporter des réponses innovantes en construisant mieux et plus pour le territoire.
Description de la mission
Sous la responsabilité de la Responsable des habitats spécifiques, vous serez en charge des missions suivantes:
- Assure le secrétariat et la coordination administrative du service :
- Met en forme les documents, courriers, notes et supports de réunion ; prépare les dossiers nécessaires aux échanges avec les partenaires.
- Organise les agendas, réunions et rendezvous ; prépare les ordres du jour, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions.
- Assure la réception, le tri et la diffusion des courriers et courriels ; apporte un premier niveau de réponse et oriente les demandes vers les interlocuteurs concernés.
- Assure l’accueil téléphonique et les échanges courants avec les gestionnaires, partenaires, locataires et services internes.
- Classe, archive et actualise les dossiers du service ; veille à la fiabilité et à la bonne circulation des documents et informations.
- Met à jour les tableaux de suivi et de bord du patrimoine Habitat Spécifique : conventions, redevances, assurances, échéances, demandes et actions en cours.
- Contribue au suivi administratif des conventions entre Morbihan Habitat, les gestionnaires et les partenaires ; prépare les projets de courriers, avenants et documents nécessaires à leur actualisation.
- Participe au suivi des redevances et des dossiers financiers : collecte des données, vérification des pièces, préparation des éléments à transmettre aux services comptables et suivi des régularisations.
- Assure le suivi administratif des factures, bons de commande et demandes d’intervention, en lien avec les services internes concernés (comptabilité, marchés, gestion locative et services techniques).
- Contribue au suivi des assurances, agréments et autres dossiers réglementaires ou administratifs liés aux établissements et au patrimoine.
- Collecte et consolide les informations relatives aux travaux et à la programmation ; met à jour les échéanciers et tableaux de suivi et relance les interlocuteurs si nécessaire.
- Participe à la coordination avec la société chargée du suivi du patrimoine Habitat Spécifique, les gestionnaires et les partenaires ; assure la transmission des informations et le suivi des demandes.
- Prépare les éléments administratifs nécessaires aux réunions de suivi du patrimoine et aux échanges avec les gestionnaires ; formalise les suites à donner et veille à leur suivi.
- Contribue à la fiabilisation et à l’actualisation des données et dossiers du service, notamment dans les outils de suivi internes, et signale les échéances ou situations nécessitant une attention particulière.
De formation BAC+2 Gestion PME-PMI / GEA ou équivalent , vous avez de très bonnes connaissances dans la règlementation HLM, vous faites preuve de qualités relationnelles et organisationnelles ainsi que d’un esprit d’équipe.
(Statut technicien / agent de maîtrise – Poste en classe 5 selon classification.
Rémunération annuelle brute entre 20 640€ et 21 840€ selon expérience (Salaire calculé pour un temps partiel de 80%)
- mutuelle d’entreprise, titres restaurant, comité social et économique, intéressement, etc….