Assistante administrative et secrétaire de la direction des soins (H/F)

Définition du poste :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre et gérer les processus administratifs.

Missions du poste :
Sous la responsabilité du directeur des soins,
L'assistant(e) de gestion administrative et secrétaire assiste la /le Directeur des soins dans l'accomplissement de ses tâches.
Il/elle assure les activités administratives, le suivi des dossiers et veille à la tenue des tableaux de bords spécifiques de la direction des soins.
Il/elle contribue à la gestion des ressources humaines paramédicales et éducatives et coordonne le processus de recrutement.
Il/elle coordonne la gestion des stagiaires paramédicaux et éducatifs.
Il/elle recueille, traite et communique les informations dans les limites de ses missions.

Activités :
Secrétariat
- Gestion de l'agenda de la/ du Directeur des soins
- Gestion des boîtes de messageries de la direction
- Accueil physiques et téléphoniques des visiteurs et interlocuteurs de la direction des soins
- Gestion logistique des réunions et des déplacements professionnels
- Coordination du secrétariat de la CSIRMT (organisation des élections, rédaction des procès-verbaux, coordination logistique des réunions, suivi des groupes de travails, et envoi et suivi des convocations)
- Gestion du matériel et des fournitures du service
- Rédaction de notes de courriers et de supports de communication interne
Ressources humaines :
- Suivi et mise à jour des effectifs du personnel paramédical et éducatif via des tableaux de bord dédiés
- Elaboration et mise à jour des plannings de permanence des cadres de santé
- Suivi administratif des mobilité internes
- Coordination du processus administratif de recrutement de la programmation des entretiens à l'intégration effective de l'agent
- Suivi des demandes de stages et création des dossiers administratifs

Spécificités du poste :
Postes aux missions et activités variées nécessitant de la polyvalence, des capacités d'adaptation, d'analyse et de compréhension des situations.
Particularités du poste :
Assurer la permanence du secrétariat de la direction des ressources humaines en périodes d'absences (accueil téléphoniques et physique, enregistrement du courrier)

Rattachement hiérarchique :
Directrice/Directeur des soins
Directeur Général

Liaisons fonctionnelles :
Cadres supérieurs de santé
Cadres de santé
Instituts de formations paramédicaux et éducatifs
Encadrements administratifs des ressources humaines
Directions fonctionnelles de l'établissements

Etudes préparant au métier et diplôme(s)
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) /BTS assistante de direction (niveau III)

Correspondance statutaire :
Catégorie C
Adjoint administratif hospitalier

Risques professionnels :
Travail sur écran
Risques liés à l'ergonomie du poste

Formations :
Obligatoires
Incendie

Recommandées
Bureautique Microsoft niveau 3 supérieur (Word, Excel, messagerie Outlook, power point)
Approche de la maladie mentale
Secret professionnel - droits et devoirs
Gestion des émotions et du stress